Was ist Pactos?
Pactos ist ein Münchner B2B-Software-Unternehmen, das Großunternehmen die zentrale Steuerung externer Personaldienstleister ermöglicht, von der Bedarfsmeldung über digitale Leistungsnachweise und Freigaben bis zu Compliance und Abrechnung.
Was ist ein Vendor Management System (VMS)?
Ein Vendor Management System (VMS) ist eine Softwarelösung für die digitale Verwaltung Ihrer Personaldienstleister. Vendor Intelligence ist unser Vendor- und Workforce-Management-System der nächsten Generation.
Was ist ein Workforce Management System (WMS)?
Ein Workforce-Management-System (WMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personaleinsatzplanung und -steuerung zu optimieren. Bei Pactos decken Module wie Schichtplanung und Zeiterfassung zentrale WMS-Funktionen ab.
Für wen ist Pactos geeignet?
Pactos ist eine Lösung für die Zeitarbeit. Sie vereinfacht die Zusammenarbeit von Unternehmen, die Zeitarbeit nutzen, sowie von Personaldienstleistern.
Wie funktioniert Pactos?
Pactos ist die Schnittstelle für Verleiher (Personaldienstleister) und Entleiher (Unternehmen). Mit unserer KI-unterstützten Software bilden Sie den gesamten Prozess von der Beschaffung bis zur Verwaltung benutzerfreundlich ab. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Kennenlerngespräch.
Welche Vorteile habe ich durch Pactos?
Pactos optimiert den gesamten Prozess des Fremdpersonaleinsatzes, von der Beschaffung bis zur Verwaltung. Mit Vendor Intelligence, Compliance und Tender steigern Sie die Effizienz, vereinfachen die Auswahl passender Dienstleister und behalten den Überblick über Ihre externen Arbeitskräfte.
Was zeichnet Pactos aus?
Pactos bündelt Bedarf, Dienstleister, Einsätze, Nachweise und Rechnungen in einem System. KI unterstützt ausgewählte Arbeitsschritte; Entscheidungen bleiben beim Menschen. Rollen, Freigaben und Schnittstellen werden an den jeweiligen Prozess angepasst.
Welche Produkte gibt es?
Pactos umfasst vier Produktlinien: Vendor Intelligence, Compliance Intelligence, Tender Intelligence und Workforce Intelligence.
Was ist Vendor Intelligence?
Vendor Intelligence ist unser Vendor Management System (VMS) für externes Personal: alle Dienstleister, Nachweise und Rechnungen in einem System. Es besteht aus Kernmodulen – von Jobbedarf über Bewerbermanagement, Einsatz und Rechnungsprüfung bis zu Analysen – sowie Zusatzmodulen wie Shift Planning, Time Tracking und Short Term Staffing. Ihr Vorteil: weniger manuelle Arbeit, weniger Rechnungsfehler und volle Transparenz über alle Einsätze an einem Ort.
Was ist Compliance Intelligence?
Compliance Intelligence sorgt dafür, dass Sie jeden Tag rechtskonform mit Ihren Dienstleistern zusammenarbeiten. Es prüft laufend die AÜG-Erlaubnis, holt Unbedenklichkeitsbescheinigungen automatisiert ein und warnt vor Fristen wie Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay – das senkt unter anderem das Risiko aus der subsidiären Haftung. Ihr Vorteil: rechtssichere Zusammenarbeit ohne manuelles Fristen-Nachhalten.
Was ist Tender Intelligence?
Tender Intelligence ist ein begleiteter Ausschreibungs-Service (kein Marktplatz): Die Pactos-KI durchsucht über 5.000 Dienstleister und ermittelt für Ihre Ausschreibung die passenden Personaldienstleister – schnell, digital und passgenau. Ihr Vorteil: schneller zum passenden Partner, ohne aufwändige eigene Marktrecherche.
Was ist Workforce Intelligence?
Workforce Intelligence bringt Schichten, Zeiten und Nachweise für die gesamte Belegschaft in ein System: Stammpersonal und Externe stehen im selben Plan, Zeiten werden einmal erfasst und laufen geprüft weiter. Die KI-Funktionen arbeiten darin mit; entschieden wird von Menschen.
Kann ich frei zwischen Modulen wählen?
Ja. Das Produkt ist modular aufgebaut: Sie wählen genau die Module, die zu Ihnen passen, statt das gesamte System. Zusätzlich sind individuelle Systemkonfigurationen möglich.
Lässt sich Pactos in unsere Systeme integrieren?
Ja. Pactos bietet offene Schnittstellen zu ERP- und HR-Systemen, per REST-API oder file-basiert. Ihr führendes System bleibt die Datenquelle, Pactos steuert die Prozesse rund um Fremdpersonal.
Nutzt Pactos Künstliche Intelligenz?
Ja, als konkreten Nutzen: KI unterstützt bei der Kandidatenauswahl, der Rechnungsprüfung und als KI-Funktion direkt im Produkt. Kein Buzzword, sondern Arbeit, die abgenommen wird.
Kann der Zugriff auf verschiedene Rollen angepasst werden?
Ja. Nicht jede Rolle hat denselben Zugriff auf alles – das lässt sich individuell einstellen. Auch ein Master Vendor kann gezielt Zugriff auf einen bestimmten Bereich bekommen, um weitere Dienstleister zu steuern.
Was ist eine Arbeitnehmerüberlassung?
Arbeitnehmerüberlassung ist ein Arbeitsverhältnis, bei dem ein Zeitarbeitsunternehmen (Verleiher) seine Mitarbeiter vorübergehend an ein anderes Unternehmen (Entleiher) verleiht; der Zeitarbeiter bleibt beim Verleiher angestellt. In Pactos arbeiten Entleiher, Verleiher und ggf. Master Vendor auf einer Plattform zusammen – Rollen und Berechtigungen steuern, wer was sieht.
Wie funktioniert eine Arbeitnehmerüberlassung?
Der Zeitarbeiter wird von einem Zeitarbeitsunternehmen eingestellt und an ein Kundenunternehmen verliehen. Der Entleiher weist ihm Aufgaben zu, während der Verleiher das Gehalt zahlt und das Beschäftigungsverhältnis verwaltet. Pactos bildet diesen gesamten Ablauf digital ab – von der Bedarfsmeldung über Kandidaten und Einsatz bis zu Nachweisen und Abrechnung.
Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung – was ist der Unterschied?
Beim Werkvertrag schuldet ein Unternehmen ein fertiges Ergebnis und behält das Weisungsrecht über die eigenen Beschäftigten; er fällt nicht unter das AÜG. Bei der Arbeitnehmerüberlassung verleiht ein Personaldienstleister Mitarbeiter, und das Weisungsrecht geht an den Entleiher über. Eine saubere Abgrenzung ist wichtig, um verdeckte Arbeitnehmerüberlassung zu vermeiden.
Wie funktioniert die Abrechnung und Bezahlung in der Zeitarbeit?
Das Zeitarbeitsunternehmen zahlt den Zeitarbeitnehmern ihr Gehalt auf Basis der vereinbarten Arbeitsstunden. Das Kundenunternehmen erhält dafür eine Rechnung, die Gehalt, Sozialabgaben und eine Servicegebühr umfasst. Pactos digitalisiert Zeitnachweise und Rechnungsprüfung und deckt Abweichungen früh auf – bei KNUTH etwa 20 % weniger Rechnungsfehler.
Was bedeutet Höchstüberlassungsdauer?
Die Höchstüberlassungsdauer beträgt in der Regel 18 Monate. Danach muss der Zeitarbeiter entweder übernommen oder der Einsatz beendet werden. Pactos überwacht diese Frist je Mitarbeiter automatisch und warnt rechtzeitig, bevor sie überschritten wird.
Was bedeutet Equal Pay?
Equal Pay bedeutet, dass Zeitarbeiter nach neun Monaten im Einsatz die gleiche Vergütung wie die Stammbelegschaft des Entleihers für gleichwertige Arbeit erhalten müssen. Pactos führt die Equal-Pay-Frist je Person mit und meldet sie rechtzeitig, damit keine Nachzahlungen entstehen.
Was bedeutet Equal Treatment?
Equal Treatment verlangt, dass Zeitarbeiter ab dem ersten Tag Zugang zu den gleichen Arbeitsbedingungen wie Festangestellte haben, z. B. bei Pausenregelungen oder Schutzkleidung. In Pactos sind die relevanten Einsatz- und Vertragsdaten zentral dokumentiert und jederzeit nachweisbar.
Was bedeutet Temp-to-Perm?
Temp-to-Perm bezeichnet den Übergang eines Zeitarbeiters in ein festes Arbeitsverhältnis beim Entleiher nach einer vereinbarten Einsatzdauer. In Pactos sehen Sie Einsatzverläufe und Qualifikationen auf einen Blick – eine gute Grundlage für die Übernahme-Entscheidung.
Wie unterstützt Pactos bei der AÜG-Compliance?
Pactos prüft die AÜG-Erlaubnis der Dienstleister laufend, holt Unbedenklichkeitsbescheinigungen automatisiert ein und warnt vor Fristen wie Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay.
Was ist die subsidiäre Haftung?
Die nachrangige Haftung des Entleihers für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge des Dienstleisters (§ 28e Abs. 2 SGB IV). Pactos holt Unbedenklichkeitsbescheinigungen automatisiert ein und macht das Risiko früh sichtbar. Mehr dazu im Glossar.
Was ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung (UBB)?
Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung (UBB) bestätigt, dass ein Personaldienstleister seine Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und Berufsgenossenschaftsbeiträge ordnungsgemäß abgeführt hat. Sie ist der wichtigste Nachweis gegen das Risiko der subsidiären Haftung. Pactos holt aktuelle UBBs automatisiert ein und prüft sie laufend auf Gültigkeit.
Gilt das Lieferkettengesetz für die Zeitarbeit?
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) gilt seit 2024 für Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten. Zeitarbeiter zählen dabei in der Regel mit, sofern sie über sechs Monate im selben Kundenunternehmen tätig sind – ausdrücklich geregelt ist die Zeitarbeit aber nicht. Mehr dazu im Blog.
Wo werden unsere Daten gehostet?
Ausschließlich in EU-Rechenzentren, damit Ihre Daten im europäischen Rechtsraum bleiben. Sie sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt; hinzu kommen Monitoring, regelmäßige Backups und wiederkehrende Sicherheitstests.
Ist Pactos zertifiziert und DSGVO-konform?
Ja. Pactos ist ISO-27001-zertifiziert und verarbeitet Daten DSGVO-konform; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und eine transparente Liste der Subprozessoren gehören dazu. Mehr auf der Security-Seite.
Was bedeutet die ISO-27001-Zertifizierung?
ISO/IEC 27001 ist der international führende Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Ein unabhängiger Auditor bestätigt, dass Pactos Risiken systematisch steuert und schützt.
Wie schützt Pactos den Zugriff auf Daten?
Über rollenbasierte Berechtigungen sieht jede Partei nur die für sie bestimmten Informationen. Dazu kommen SSO/SAML für die zentrale Zugriffsverwaltung und lückenlose Audit-Logs aller Aktionen.
Wie geht Pactos mit KI und meinen Daten um?
Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, die KI-Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU, und jede KI-Aktion ist über Audit-Logs nachvollziehbar.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen – dazu das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Details in unseren Datenschutzhinweisen.
Erhalte ich einen AVV oder ausgefüllten Sicherheitsfragebogen?
Ja. AVV, ISO-Zertifikat und Antworten auf gängige Sicherheitsfragebögen stellen wir auf Anfrage bereit.
Wie erreiche ich das Security-Team?
Sicherheitsrelevante Meldungen und Fragen richten Sie an security@pactos.ai.
Wie funktioniert das Pricing?
Das Pricing ist volumenbasiert und damit flexibel: Sie zahlen eine variable Gebühr auf das gesteuerte Volumen. Dazu kommen einmalige Kosten für Implementierung und Schnittstellen – weitere laufende Kosten entstehen nicht. Ihr konkretes Angebot besprechen wir in einem persönlichen Gespräch.
Wie läuft die Einführung ab?
In klaren, aufeinander aufbauenden Phasen: Am Anfang steht ein kurzer Workshop zur Zieldefinition, dann übernehmen wir Implementierung und Integration und binden Ihre Dienstleister an. Es folgt die begleitete Einarbeitung mit kurzen Schulungen für die sofortige Nutzung; danach sorgen zentraler Support und automatische SaaS-Updates für einen reibungslosen Betrieb.
Was sind die Vorteile dieser Einführung?
Drei Dinge: 100 % weniger Aufwand – wir übernehmen die strategische Steuerung und Verwaltung, kein Aufwand für Sie. Garantierter Start – Go-Live in weniger als drei Monaten, mit festen Terminen und ohne Verzögerungen. Zero IT-Fußabdruck – keine internen IT-Ressourcen erforderlich, inklusive Wartung, Updates und Support.
Welche operativen Herausforderungen gibt es bei Master-Vendor-Projekten?
Bestehende VMS-Systeme erhöhen den Aufwand oft, statt ihn zu senken. Typische Probleme sind schlechte Bedienbarkeit (komplexe, irreführende Oberflächen), fehlende Schnittstellen (Medienbrüche und manuelle Doppelpflege), Daten-Silos (dezentrale Listenwirtschaft ohne Transparenz) und mangelnder Support (unbeantwortete Anfragen). Pactos setzt genau hier an: intuitive Bedienung, offene Schnittstellen, zentrale Daten und schneller Support.
Was habe ich als Entleiher von Pactos?
Sie bekommen den Überblick über alle Dienstleister, Kosten und Nachweise an einem Ort, weniger manuelle Arbeit und ein deutlich geringeres Haftungsrisiko.
Kann ich mit dem System alle meine Personaldienstleister gleichzeitig verwalten?
Ja, unser Vendor Management System ermöglicht es Ihnen, mehrere Zeitarbeitsdienstleister in einer einzigen Plattform zu verwalten, sodass Sie eine vollständige Übersicht über alle Anbieter und deren Leistungen erhalten.
Wie hilft das System, die Kosten für Zeitarbeitskräfte zu kontrollieren?
Durch transparente Kostenübersichten und Echtzeit-Reporting können Sie Budgets besser verwalten und kosteneffiziente Entscheidungen treffen. Außerdem unterstützt das System die automatische Überprüfung von Rechnungen, um Fehler und Überzahlungen zu vermeiden.
Reduziert Pactos mein Haftungsrisiko?
Ja. Laufende Erlaubnisprüfung, automatisch eingeholte Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Fristenwarnungen senken unter anderem das Risiko aus der subsidiären Haftung.
Wie schnell sehe ich als Entleiher Ergebnisse?
Erste Effekte zeigen sich oft früh. Bei KNUTH etwa waren es 20 % weniger Rechnungsfehler und 70 % Zeitersparnis in den Prozessen.
Welche operativen Herausforderungen gibt es bei Master-Vendor-Projekten?
Bestehende VMS-Systeme erhöhen den Aufwand oft, statt ihn zu senken. Typische Probleme sind schlechte Bedienbarkeit (komplexe, irreführende Oberflächen), fehlende Schnittstellen (Medienbrüche und manuelle Doppelpflege), Daten-Silos (dezentrale Listenwirtschaft ohne Transparenz) und mangelnder Support (unbeantwortete Anfragen). Pactos setzt genau hier an: intuitive Bedienung, offene Schnittstellen, zentrale Daten und schneller Support.
Was bringt Pactos uns als Dienstleister?
Eine Plattform statt Excel und E-Mail: Anfragen, Kandidaten, Nachweise und Abrechnung an einem Ort. Ihre saubere Compliance wird zum sichtbaren Qualitätsmerkmal.
Wie hilft ein Vendor Management System dabei, die Beziehungen zu Kunden zu verbessern?
Als Managed Service Provider, Master Vendor oder Neutral Vendor möchten Sie das Fremdpersonal effizient steuern, rechtliche Vorschriften einhalten und die besten Ergebnisse für Ihre Kunden erzielen. Das Pactos Vendor Management System (VMS) bietet Ihren Geschäftspartnern eine neue Lösung, um Bedarfe schnell zu besetzen, Einsätze besser zu steuern, Risiken zu minimieren und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
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