Fachkräfte & Professional Services

Externe Fachkräfte und Consultants: teuer eingekauft, selten überblickt

Pactos führt Bedarf, Vertrag, Leistung und Rechnung zusammen – auch dann, wenn die Leistung kein Stundenzettel ist.

Unternehmen steuern ihre externen Fachkräfte und Beratungsleistungen mit Pactos

Vaillantunique PersonalserviceVolvoKNUTH WerkzeugmaschinenNoerpel GruppeHive TechnologiesManpowerSCS Supply Chain StaffingBürgerTalent Spring
Der Alltag

Fünf Stellen, an denen externe Fachkräfte unnötig teuer werden

  1. Am Einkauf vorbei
  2. Vier Vertragsformen
  3. Ungeklärte Abgrenzung
  4. Leistung statt Stunden
  5. Offene Zugänge
Ohne Pactos

Der Berater ist da, bevor der Einkauf davon weiß

Die Fachabteilung hat ein Problem und kennt einen passenden Kontakt. Schnell entsteht daraus eine Bestellung über die Kostenstelle, ohne Rahmenvertrag, Satzvergleich oder Prüfung, ob es bereits einen passenden Dienstleister gibt.

Mit Pactos

Beauftragung mit Vorlage und Freigabe

Auch Beratung läuft als Bedarf durch klare Vorlagen und Freigabestufen je Gesellschaft und Kostenstelle. Der Einkauf sieht die Anfrage vor der Beauftragung und weiß, welcher Rahmenvertrag gilt.

Ohne Pactos

Vier Vertragsformen, eine Ablage

Arbeitnehmerüberlassung, Dienstvertrag, Werkvertrag und Interim Mandat liegen oft im selben Laufwerk. Welche Pflichten jeweils gelten, weiß am Ende nur, wer jeden Vertrag einzeln liest.

Mit Pactos

Jede Form mit ihren eigenen Pflichten

Pactos bildet die Vertragsformen getrennt ab. Bei Arbeitnehmerüberlassung zählen Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer, beim Werkvertrag Abnahme und Leistungsnachweis, bei Freelancern die saubere Abgrenzung.

Ohne Pactos

Die Abgrenzung steht nirgends dokumentiert

Ob jemand selbstständig arbeitet oder faktisch in die Organisation eingebunden ist, zeigt sich im Alltag. Im Prüfungsfall zählt, was nachvollziehbar dokumentiert wurde.

Mit Pactos

Die Praxis wird nachvollziehbar

Weisungswege, Betriebsmittel, Leistungsabnahme und Vertretungsregeln werden direkt am Einsatz dokumentiert. Pactos macht die Abgrenzung nachvollziehbar, trifft aber keine rechtliche Entscheidung.

Ohne Pactos

Der Leistungsnachweis ist kein Stundenzettel

Bei Festpreisprojekten und klar abgegrenzten Leistungen zählen Meilensteine und Abnahmen, nicht Stunden. Systeme, die nur Zeitnachweise kennen, passen deshalb oft nicht zum tatsächlichen Leistungsmodell.

Mit Pactos

Stunden oder Meilenstein, beides trägt

Time and Material läuft über Zeitnachweise, Festpreis über die Abnahme von Meilensteinen. Die Rechnung wird gegen das geprüft, was tatsächlich vereinbart wurde.

Ohne Pactos

Die Zugänge bleiben nach dem Projekt offen

Externe erhalten oft Konten, Zugriffsrechte und Hardware. Endet das Projekt, endet zwar der Vertrag, aber nicht automatisch jeder Zugang. Auffallen kann das erst beim nächsten Audit.

Mit Pactos

Zugang endet mit dem Einsatz

Zugänge, Rechte und ausgegebene Mittel sind direkt mit dem Einsatz verknüpft. Endet der Einsatz, ist klar, was zurückgegeben oder gesperrt werden muss und wer dafür zuständig ist.

Wer bei Ihnen arbeitet

Vier Arten von Fremdpersonal, vier verschiedene Pflichten

Bei externen Fachkräften treffen Arbeitnehmerüberlassung, Werkleistung, Selbstständigkeit und Interim Mandate oft im selben Unternehmen aufeinander. Pactos bildet die Unterschiede sauber ab und führt Kosten und Nachweise an einer Stelle zusammen.

Freelancer und Selbständige

IT-ConsultingSoftwareentwicklungProjektleitungFachplanung

Spezialisten auf Zeit, direkt oder über einen Vermittler beauftragt. Die Tagessätze sind meist hoch, während die vertragliche Bindung bewusst flexibel bleibt.

Worauf es ankommt

Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit, Statusfeststellung im Zweifel, eigene Betriebsmittel, keine Eingliederung in Ihre Ablauf- und Urlaubsplanung.

Beratung und Projektleistung

ImplementierungMigrationKonzeptionPrüfung und Gutachten

Eingekauft wird eine klar abgegrenzte Leistung mit Ziel und Termin. Wie der Dienstleister sein Team organisiert, liegt bei ihm.

Worauf es ankommt

Abgegrenzter Leistungsgegenstand, Abnahme je Meilenstein, eigene Weisung beim Auftragnehmer, Leistungsdokumentation statt Stundenzettel.

Überlassene Angestellte

SachbearbeitungIngenieurbüroBackofficeKundenservice

Der klassische Weg, um Vakanzen und Lastspitzen in Verwaltung und Technik abzudecken, zum Beispiel in Versicherungen, Verwaltung oder Industrie.

Worauf es ankommt

AÜ-Erlaubnis des Dienstleisters, Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer je Person und Entleiher, Arbeitszeitaufzeichnung.

Interim-Management

BereichsleitungFinanzen auf ZeitRestrukturierungVakanzüberbrückung

Führungsrollen auf Zeit mit großer Verantwortung und weitreichenden Rechten im Unternehmen.

Worauf es ankommt

Vertragsform und Vertretungsbefugnis, Zugriffsrechte auf Systeme und Daten, Geheimhaltung und geordnete Übergabe zum Mandatsende.

Nachweise und Fristen

Was bei externen Fachkräften nachweisbar sein muss

Diese Nachweise entscheiden darüber, ob eine Beauftragung im Prüfungsfall nachvollziehbar ist. Pactos führt sie direkt bei Person und Dienstleister, inklusive Frist und Prüfverlauf.

Übersicht zur Orientierung, Stand August 2026, keine Rechtsberatung. Welche Nachweise Ihr Betrieb im Einzelfall braucht, hängt von Vertragsform, Tätigkeit und Standort ab.

Vier Dinge, die nach der Einführung anders laufen

Beauftragung läuft wieder über den Einkauf

Auch Beratung und Freelancer laufen über Bedarf, Vorlage und Freigabe. Beauftragungen außerhalb des Rahmenvertrags fallen auf, bevor sie ausgelöst werden.

Jede Vertragsform mit ihren eigenen Pflichten

Arbeitnehmerüberlassung, Werkvertrag, Dienstvertrag und Mandat werden getrennt geführt, jeweils mit den Fristen und Nachweisen, die dafür gelten.

Leistung wird belegt, nicht behauptet

Stunden oder Meilensteine werden als Leistungsnachweis in die Rechnungsprüfung übernommen. Abweichungen fallen auf, bevor bezahlt wird.

Zugänge enden mit dem Einsatz

Konten, Rechte und ausgegebene Mittel sind direkt mit dem Einsatz verknüpft. Zum Projektende ist klar, was zurückgegeben oder gesperrt werden muss.

Was Kunden mit Pactos erreichen

70 % weniger administrativer Aufwand, wenn Anfragen und Einsätze zentral über Pactos laufen statt über Postfächer und Listen.
25 % geringerer Aufwand im Bewerbermanagement durch CV-Scoring, Duplikatprüfung und Interviewplanung.
> 5.000 Personaldienstleister im Netzwerk, für kurzfristigen Bedarf an Standorten, an denen der Stammlieferant nicht liefern kann.
FAQ

Häufige Fragen zu externen Fachkräften und Beratung

Wie hilft Pactos bei der Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit?
Es dokumentiert, es entscheidet nicht. Weisungswege, eigene Betriebsmittel, Abnahmen und Vertretungsregelung stehen am Einsatz und sind im Prüfungsfall belegbar. Die rechtliche Bewertung bleibt eine Frage der Vertragsgestaltung und der tatsächlichen Durchführung; im Zweifel klärt das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV.
Wir kaufen Festpreisprojekte ein, keine Stunden. Passt das?
Ja. Werk- und Dienstleistungen laufen mit eigenem Leistungsgegenstand und Abnahme je Meilenstein, nicht über Zeitnachweise. Time-and-Material und Festpreis lassen sich nebeneinander führen, die Rechnungsprüfung greift auf das zu, was jeweils vereinbart ist.
Gilt die Höchstüberlassungsdauer auch für Sachbearbeitung und Technik?
Ja, sie hängt an der Überlassung, nicht an der Tätigkeit. Die Uhr läuft je Person und Entleiher und berücksichtigt Unterbrechungen. Tarifliche Abweichungen sind möglich und werden mit ihrer Grundlage dokumentiert.
Beauftragung passiert bei uns in der Fachabteilung. Ändert Pactos das?
Die Zuständigkeit bleibt, wo sie ist. Was sich ändert, ist die Sichtbarkeit: Der Bedarf läuft durch eine Vorlage und die Freigabestufen, die Sie festlegen. Einkauf und Controlling sehen dasselbe Bild wie die Fachabteilung.
Was passiert mit Systemzugängen nach Projektende?
Zugänge und ausgegebene Mittel hängen am Einsatz. Endet er, steht auf der Offboarding-Liste, was zurückzunehmen ist, mit Verantwortlichem und Datum. Die Rücknahme selbst nimmt Ihre IT vor, dokumentiert wird sie hier.
Wie kommen Tagessätze und Rechnungen zusammen?
Sätze liegen am Rahmenvertrag und am Einsatz, nicht im Einzelfall. Die Rechnungsvorschau zeigt vor der Rechnung, was der Einsatz kostet; die Prüfung gleicht Rechnung, Freigabe und Nachweis ab und markiert Abweichungen.

Womit Unternehmen mit hohem Beratungsanteil bei Pactos arbeiten

Lust, mehr über Pactos zu erfahren?

In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie die heutigen Abläufe in Pactos aussehen können und wo Sie Zeit sparen.

Gespräch vereinbaren