Prozess · Compliance

Compliance bei Fremdpersonal sicherstellen, ohne ständig Nachweisen hinterherzulaufen

Pactos holt Erlaubnis und Bescheinigungen beim Aussteller selbst ab und markiert jeden Einsatz, dessen Nachweis abläuft, bevor die Frist erreicht ist.

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Was wann abläuft

RestlaufzeitFrist
Schematisch, ohne Maßstab. Die Marke in der Spur ist die Frist – wessen Laufzeit sie nicht erreicht, wird gemeldet, bevor sie erreicht ist.

Unternehmen weisen ihre Fremdpersonal-Compliance mit Pactos nach

Vaillantunique PersonalserviceVolvoKNUTH WerkzeugmaschinenNoerpel GruppeHive TechnologiesManpowerSCS Supply Chain StaffingBürgerTalent Spring
Der Ablauf heute

So läuft die Compliance-Prüfung heute

Nachweise müssen erst eingeholt und dann laufend aktuell gehalten werden. Beides passiert heute oft manuell – für jeden Dienstleister und jede Kasse separat.

Je Dienstleister eine Mail

Nachweise werden angefragt

Für jede Einzugsstelle muss beim jeweiligen Dienstleister ein eigener Nachweis eingeholt werden. Schon bei zwanzig Dienstleistern bedeutet das hunderte Mails.

In einer Liste

Der Stand wird gepflegt

Erlaubnis, Bescheinigung und Qualifikation haben eigene Laufzeiten. Sie stehen in einer Tabelle, die jemand aktuell halten muss.

Im Kalender, wenn überhaupt

Fristen laufen unbemerkt ab

Ablaufdaten werden oft erst bei der Prüfung bemerkt. Dann ist der Nachweis im laufenden Einsatz längst abgelaufen.

Ergebnis

Fehlen Sozialabgaben beim Dienstleister, greift die Subsidiärhaftung. Ein fehlender Nachweis ist damit kein Formfehler, sondern Ihr Risiko.

Vendor Intelligence · Modul Compliance

Im Vendor Intelligence: der Nachweis hängt am Einsatz

Wer Vendor- und Workforce-Management in einem System abbildet, muss Compliance nicht separat verwalten. Der Status ist direkt mit Dienstleister, Person und Einsatz verknüpft. Fehlt ein gültiger Nachweis, kann die Person gar nicht erst eingeplant werden.

Nachweise je Lieferant in Pactos: Zähler für vollständig, läuft ab, im Abruf und fehlend, darunter die Nachweise mit Aussteller und Gültigkeit, von der Unbedenklichkeitsbescheinigung bis zur AÜ-Erlaubnis.
Modulansichten des Compliance-Moduls im Vendor Intelligence.
Compliance Intelligence · eigenständiges Produkt

Auch ohne VMS: Compliance Intelligence holt Nachweise direkt ein

Sie erteilen einmal die Vollmacht. Danach holt Pactos die Nachweise direkt bei Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und der Bundesagentur für Arbeit ein. So entsteht ein gemeinsamer Vorgang für Endkunde und Dienstleister, statt dieselbe Anfrage doppelt zu stellen.

Compliance-Übersicht in Compliance Intelligence: je Personaldienstleister der Stand von AÜ-Erlaubnis, Auskunft der Krankenkassen und Auskunft der Berufsgenossenschaften.
Ansichten aus Compliance Intelligence. Kein Modul des VMS, sondern ein eigenes Produkt.

Ein Auszug aus Compliance Intelligence

Diese Seite beschreibt den Prozess. Die Lösung dahinter, mit Datenpaket, Dienstleisterportal und Reporting, steht vollständig auf der Produktseite.

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Häufige Fragen

Was heißt Compliance bei Fremdpersonal konkret?
Der Nachweis, dass jeder eingesetzte externe Mitarbeiter rechtmäßig arbeitet: gültige Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung beim Dienstleister, abgeführte Sozialabgaben, erforderliche Qualifikationen und arbeitsmedizinische Nachweise, dokumentierte Überlassungsvereinbarung und eingehaltene Höchstüberlassungsdauer.
Warum haftet der Einsatzbetrieb?
Wegen der Subsidiärhaftung. Führt der Personaldienstleister Sozialabgaben nicht ab, kann der Einsatzbetrieb dafür in Anspruch genommen werden. Der Nachweis über Unbedenklichkeitsbescheinigungen ist deshalb keine Formalie.
Wie kommen die Unbedenklichkeitsbescheinigungen ins System?
Über den automatisierten Abruf bei den Einzugsstellen. Der Dienstleister erteilt die Berechtigung einmal, danach läuft die Anforderung im vereinbarten Rhythmus ohne Nachfrage.
Was passiert bei einem abgelaufenen Nachweis?
Die betroffenen Einsätze werden markiert, bevor die Frist erreicht ist. Ob ein Einsatz dann gesperrt oder nur gemeldet wird, hängt an Ihren Freigabestufen und ist je Gesellschaft konfigurierbar.
Reicht das für eine Betriebsprüfung?
Die Unterlagen liegen versioniert und protokolliert vor, mit Zeitstempel je Anforderung und Eingang. Die Bewertung bleibt Sache Ihrer Prüfer, die Beschaffung der Belege nicht.

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In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir den Abruf und die Fristenlogik an Ihrem Bestand.

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