Prozess · Zentrale Datenverwaltung

Alle Unterlagen zum Fremdpersonal an einem Ort

Pactos bündelt Erstellung, Signatur und Ablage direkt bei der Person und dem Einsatz, statt Dokumente über Laufwerke, Postfächer und Kalender zu verteilen.

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Drei Quellen, eine Akte

wo es heute liegtwo es hingehört
Schematisch, ohne Maßstab.

Unternehmen führen ihre Fremdpersonal-Unterlagen in Pactos

Vaillantunique PersonalserviceVolvoKNUTH WerkzeugmaschinenNoerpel GruppeHive TechnologiesManpowerSCS Supply Chain StaffingBürgerTalent Spring
Der Ablauf heute

So läuft die Ablage rund um Fremdpersonal heute

Die Unterlagen sind da – aber über mehrere Orte verteilt. Und nirgends ist klar hinterlegt, wann etwas abläuft.

Auf Laufwerk und Papier

Die Ablage ist verteilt

Laufwerk, Postfach und Papierordner enthalten jeweils nur einen Teil der Unterlagen. Wer etwas sucht, muss sich erst durchfragen.

Als Kopie der Kopie

Vorlagen entstehen von Hand

Ein Vertrag wird aus dem letzten kopiert und angepasst. Was dabei stehen bleibt, kommt erst in der Prüfung hervor.

Im Kopf einer Person

Fristen hängen an Personen

Ablaufende Nachweise fallen nur auf, wenn jemand sie aktiv im Blick behält. Ist die zuständige Person im Urlaub, wird die Frist schnell übersehen.

Ergebnis

In der Betriebsprüfung beginnt oft die Suche: Wo liegt die richtige Unterlage – und ist es wirklich die aktuell gültige Version?

Vendor Intelligence · Modul Dokumente

Das Modul, das die Ablage übernimmt

Unterlagen werden aus Vorlagen erstellt, digital unterschrieben und direkt beim Einsatz abgelegt – nicht in persönlichen Ordnern oder verstreuten Ablagen.

Vorlagenliste in Pactos: je Vorlage die Vertragsart, die Gesellschaft, die Version und der Status, von der Arbeitnehmerüberlassung über den Rahmenvertrag bis zum Werkvertrag.
Modulansicht Dokumente aus dem Vendor Intelligence.

Ein Auszug aus dem Vendor Intelligence

Die Ablage ist kein separates Archiv, sondern Teil des laufenden Betriebs. Bedarf, Einsatz, Zeiten und Abrechnung erzeugen die Unterlagen automatisch dort, wo sie gebraucht werden.

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Häufige Fragen

Was gehört in die zentrale Datenverwaltung für Fremdpersonal?
Alles, was einen Einsatz belegt: Überlassungsvereinbarung, Nachweise wie die Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis und Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Qualifikationen mit Ablaufdatum, Zeitnachweise und die zugehörigen Freigaben.
Ist die Ablage revisionssicher?
Unterlagen werden versioniert abgelegt, jeder Zugriff und jede Änderung ist protokolliert. Gehostet wird in der EU, das Informationssicherheits-Managementsystem ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Wer darf welche Unterlage sehen?
Rechte hängen an der Rolle und am Standort, nicht am Ordner. Ein Dienstleister sieht seine eigenen Unterlagen, ein Prüfer sieht den Nachweis ohne den Vertrag.
Wie werden Fristen überwacht?
Am Dokument. Läuft ein Nachweis ab, wird der betroffene Einsatz markiert, bevor die Frist erreicht ist. Die Erinnerung hängt am System und nicht an einer Person.
Lässt sich das an unser DMS anbinden?
Ja. Die Schnittstellen sind offen, Exporte und Ablagen in ein bestehendes Dokumentenmanagement sind vorgesehen.

Lust, mehr zu erfahren?

In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir Ihnen Ablage, Rechte und Fristen an Ihrem Beispiel.

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