Für Finance und Controlling

Sammelrechnungen prüfen, bevor sie bezahlt werden

Pactos hängt Bestellung, Zeitnachweis und Rechnungsposition aneinander und zeigt jede Abweichung, bevor gezahlt wird.

Unternehmen, die ihr Fremdpersonal mit Pactos steuern

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Der Alltag

Fünf Stellen, an denen im Alltag unnötig Kosten entstehen

  1. Stichprobe statt Prüfung
  2. Zuschläge
  3. Ohne Freigabe
  4. Kostenstelle
  5. Kostenfrage
Ohne Pactos

Hunderte Positionen, nur eine Stichprobe

Eine Sammelrechnung umfasst oft viele Personen, Wochen und Standorte. Alles einzeln zu prüfen ist kaum machbar. Deshalb bleibt es häufig bei Stichproben.

Mit Pactos

Jede Position lässt sich belegen

Bestellung, freigegebener Zeitnachweis und Rechnungsposition gehören direkt zusammen. Geprüft werden nur die Positionen, bei denen etwas nicht stimmt.

Ohne Pactos

Zuschläge werden nicht nachgerechnet

Nachtarbeit, Sonntage, Feiertage und Überstunden folgen festen Regeln. Berechnet werden die Zuschläge meist vom Dienstleister. Ein falscher Satz fällt in der Gesamtsumme schnell nicht auf.

Mit Pactos

Die Regeln sind im System hinterlegt

Zuschläge, Tarifwerke und vereinbarte Sätze sind im System hinterlegt. Weicht eine Rechnungsposition davon ab, fällt das vor der Zahlung auf.

Ohne Pactos

Abgerechnet, aber nie genehmigt

Verlängerungen und zusätzliche Einsätze werden oft mündlich abgestimmt und später abgerechnet. Ob sie tatsächlich freigegeben waren, lässt sich im Nachhinein nur schwer nachvollziehen.

Mit Pactos

Ohne Freigabe fällt die Position auf

Zu jedem Einsatz ist dokumentiert, wer ihn wann und auf welcher Stufe freigegeben hat. Fehlt eine Freigabe, wird das bei der Prüfung direkt sichtbar.

Ohne Pactos

Die Kostenstelle stimmt nicht

Am Monatsende entstehen Umbuchungen, weil Einsätze der falschen Kostenstelle zugeordnet wurden. Das kostet Zeit in der Buchhaltung und erschwert ein sauberes Reporting.

Mit Pactos

Die Kostenstelle gehört zum Einsatz

Kostenstelle und Standort werden direkt am Einsatz hinterlegt und automatisch in die Abrechnung übernommen. So werden Umbuchungen zur Ausnahme.

Ohne Pactos

Fremdpersonalkosten kommen aus mehreren Quellen

Was Fremdpersonal je Standort, Gesellschaft oder Zeitraum kostet, muss oft aus mehreren Quellen zusammengetragen werden. Bis die Zahlen abgestimmt sind, ist der aktuelle Stand längst weiter.

Mit Pactos

Eine verlässliche Zahl aus einer Quelle

Volumen und Kosten lassen sich nach Kostenstelle, Standort, Dienstleister und Zeitraum direkt auswerten. Abschluss, Forecast und Verhandlung arbeiten damit auf derselben Datengrundlage.

Ihr Verantwortungsbereich

Vier Aufgaben, die im Abschluss sichtbar werden

Für Finance ist Fremdpersonal selten ein eigener Prozess, aber oft eine eigene Fehlerquelle. Die wichtigsten Aufgaben greifen dabei auf dieselben Daten zurück.

Rechnungsprüfung

StundenZuschlägeTarifFreigabe

Sammelrechnungen mit vielen Positionen müssen mit Bestellung und Nachweisen abgeglichen werden, oft unter erheblichem Zeitdruck.

Worauf es ankommt

Die Prüfung konzentriert sich auf echte Abweichungen statt auf zufällige Stichproben.

Kostenzuordnung

KostenstelleStandortGesellschaftPeriode

Jede geleistete Stunde muss der richtigen Kostenstelle zugeordnet sein, auch wenn Einsätze über mehrere Bereiche laufen.

Worauf es ankommt

Die Kostenstelle wird direkt beim Einsatz festgelegt und muss nicht erst später über Umbuchungen korrigiert werden.

Abschluss und Abgrenzung

RückstellungPeriodenabgrenzungForecastVorschau

Geleistete, aber noch nicht abgerechnete Stunden müssen bewertet und periodengerecht abgegrenzt werden.

Worauf es ankommt

Schon vor der Rechnung ist sichtbar, welches Volumen im laufenden Monat zu erwarten ist.

Transparenz und Steuerung

ReportingAbweichungTrendDienstleister

Fremdpersonalkosten müssen gegenüber Geschäftsführung und Fachbereichen nachvollziehbar erklärt werden können.

Worauf es ankommt

Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Zahlen und demselben aktuellen Stand.

Vier Dinge, die nach der Einführung anders laufen

Abweichungen statt Stichproben

Die Prüfung zeigt nur die Abweichungen zwischen Bestellung, Nachweis und Rechnung. Was stimmt, braucht keine weitere Aufmerksamkeit.

Weniger Umbuchungen im Abschluss

Kostenstelle und Standort werden direkt am Einsatz hinterlegt. Was von Anfang an richtig zugeordnet ist, muss später nicht korrigiert werden.

Eine Vorschau vor der Rechnung

Freigegebene Stunden zeigen schon vor der Rechnung, welches Volumen im laufenden Monat zu erwarten ist. Abgrenzung und Forecast basieren damit auf aktuellen Daten statt auf Schätzungen.

Eine Zahl, die alle nutzen

Einkauf, Fachbereich und Finance sehen denselben Stand. So geht es in der Abstimmung um Entscheidungen und nicht darum, welche Zahl stimmt.

Was Kunden mit Pactos erreichen

20 % weniger Fehler in Rechnungen, weil jede Position an Bestellung und freigegebenem Nachweis hängt.
70 % weniger administrativer Aufwand in Prüfung, Klärung und Reporting rund um Fremdpersonal.
> 5.000 Personaldienstleister im Netzwerk, alle über denselben Abrechnungsweg.
FAQ

Die Fragen aus Finance und Controlling

Ersetzt Pactos unser ERP?
Nein. Pactos prüft und belegt die Fremdpersonal-Positionen und übergibt das Ergebnis. Die Buchung bleibt in Ihrem System, die Anbindung läuft über eine offene Schnittstelle.
Wie kommen die Rechnungen ins System?
Über den Dienstleister, der sie in Pactos stellt, oder über die Erfassung eingehender Sammelrechnungen. In beiden Fällen wird jede Position gegen Bestellung und Zeitnachweis gehalten.
Was passiert bei einer Abweichung?
Die Position wird markiert und geht mit Begründung an den Dienstleister zurück, statt in die Zahlung. Der Verlauf bleibt dokumentiert, auch für die nächste Verhandlung.
Können wir Zuschläge und Tarifwerke abbilden?
Ja, inklusive Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen, Überstundenregeln und branchenspezifischen Tarifwerken. Was vereinbart ist, ist hinterlegt und wird angewendet.
Hilft das bei der Periodenabgrenzung?
Freigegebene, aber nicht abgerechnete Stunden ergeben eine Vorschau auf das Volumen des laufenden Monats. Das ist die Grundlage für Rückstellung und Forecast.
Was kostet Pactos?
Das Modell ist volumenbasiert: ein Anteil an dem Fremdpersonal, das über die Plattform verwaltet wird, plus eine Mindestgebühr je Lizenz. Zur Preisseite → oder direkt zum ROI-Rechner.

Lust, Ihre Finanzprozesse effizienter zu gestalten?

In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Sie den Überblick über Rechnungen und Löhne behalten können.

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