Prozess · Rechnungsprüfung

Fremdpersonal-Rechnungen automatisch abgleichen

Pactos gleicht Nachweis, Freigabe und Rechnung automatisch ab und markiert jede Abweichung, bevor sie bezahlt wird.

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Zeile für Zeile abgeglichen

stimmt übereinmarkiert, bevor bezahlt wird
Schematisch, ohne Maßstab. Positionen sind Beispiele, keine Rechnung.

Unternehmen prüfen ihre Fremdpersonal-Rechnungen mit Pactos

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Der Ablauf heute

So läuft die Rechnungsprüfung heute

Jeder Schritt der Rechnungsprüfung wird in einem anderen Tool aufbewahrt. Eine Sammelrechnung zu prüfen dauert Tage, und ob am Ende alles stimmt, ist schwer nachzuvollziehen.

Als PDF per Mail

Die Sammelrechnung kommt an

Hunderte Positionen in einem Dokument, je Dienstleister ein eigenes Format. Was geprüft werden muss, steht nicht in derselben Reihenfolge wie im Nachweis.

Auf Papier und in Excel

Nachweise werden gesucht

Stundenzettel, Freigaben und Sätze liegen an verschiedenen Stellen. Für jede Zeile sucht die Buchhaltung von Hand, was zusammengehört. Bei hunderten Zeilen dauert das ewig.

In Rückfragen

Abweichungen werden geklärt

Weicht eine Zeile ab, muss man beim Dienstleister nachfragen. Bis die Antwort kommt, bleibt die Rechnung liegen, obwohl die Zahlungsfrist weiterläuft.

Ergebnis

Fehler fallen erst nach der Zahlung auf. Rückforderungen sind mühsam und für die Controlling-Abteilung fehlen belastbare Zahlen.

Vendor Intelligence · Modul Abrechnung

Das Modul, das die Prüfung übernimmt

Freigegebene Stunden aus dem Leistungsnachweis, vereinbarte Sätze aus der Bestellung, Rechnung des Dienstleisters: Pactos gleicht ab, bevor jemand nachrechnen muss.

Rechnungsvorschau in Pactos: Vorschau gesamt über alle Vendoren, freigegebene Stunden aus dem Leistungsnachweis, Abweichung in Prozent und offene Prüfungen, darunter die Positionen je Lieferant und Kostenstelle.
Modulansicht Abrechnung und Rechnungsprüfung aus dem Vendor Intelligence.

Was die automatische Rechnungsprüfung bringt

Weniger Fehler in Sammelrechnungen

Das System gleicht Nachweise, Freigaben und Rechnungen automatisch ab und erkennt Unstimmigkeiten, bevor die Zahlung rausgeht.

Freigabe in Minuten statt Tagen

Korrekte Positionen werden automatisch bestätigt. Nur bei echten Abweichungen ist eine manuelle Prüfung nötig.

Volle Kostentransparenz

Sie sehen laufend, was Sie über alle Dienstleister ausgeben, statt erst nach der Prüfung.

Prüfsicher & nachvollziehbar

Jede Freigabe ist dokumentiert und auditierbar, vom Nachweis bis zur bezahlten Rechnung.

Luftaufnahme des Firmengeländes von KNUTH Werkzeugmaschinen
20 %weniger Fehler in Rechnungen
70 %Zeitersparnis in Prozessen
KNUTH
„Über die Pactos-Plattform konnten wir nicht nur innerhalb von drei Wochen 5 Stellen mit Fachkräften besetzen, sondern auch gleichzeitig die Kosten senken.“
Philipp Knuth
Philipp KnuthGeschäftsführer, KNUTH Werkzeugmaschinen
Erfolgsgeschichte lesen →
Davor / Danach

Rechnungsprüfung mit und ohne Pactos

Ohne Pactos

  • Jede Position muss einzeln mit dem Stundenzettel abgeglichen werden.
  • Abweichungen fallen erst nach der Zahlung auf
  • Jede zehnte Rechnung fehlerhaft
  • Freigabe dauert Tage, Kostensicht fehlt

Mit Pactos

  • Automatischer Abgleich Nachweis, Freigabe und Rechnung
  • Abweichungen sofort markiert, bevor sie bezahlt werden
  • 20 % weniger Rechnungsfehler (belegt bei KNUTH)
  • Freigabe in Minuten, laufende Kostentransparenz
Was spart Ihnen die automatische Prüfung konkret?Rechnen Sie Ihr Einsparpotenzial in zwei Minuten aus.
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Ein Auszug aus Vendor Intelligence

Die Rechnungsprüfung beginnt nicht erst bei der Rechnung. Bestellung, Einsatz, Zeiten und Nachweise laufen vorher schon im selben System zusammen. So kann jede Rechnung automatisch mit den tatsächlichen Daten abgeglichen werden.

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FAQ

Häufige Fragen zur Rechnungsprüfung

Wie gleicht Pactos Rechnungen automatisch ab?
Leistungsnachweise, Freigaben und die Sammelrechnung liegen im selben System. Pactos vergleicht jede Position gegen den hinterlegten Einsatz und die vereinbarten Konditionen und markiert Abweichungen automatisch.
Funktioniert das auch bei vielen Dienstleistern und Sammelrechnungen?
Ja. Gerade bei vielen Dienstleistern und hunderten Positionen pro Rechnung spielt der automatische Abgleich seine Stärke aus. Nur echte Abweichungen landen zur manuellen Prüfung.
Lässt sich Pactos an unser ERP anbinden?
Ja, über offene Schnittstellen zu ERP-, HR- und Zeitwirtschaftssystemen. SAP bleibt dabei als Source of Truth erhalten.
Bleibt die Prüfung nachvollziehbar und auditierbar?
Jede Freigabe wird dokumentiert, vom Nachweis über die Freigabe bis zur bezahlten Rechnung. Der gesamte Weg ist jederzeit nachvollziehbar.
Wie schnell kann die Software eingeführt werden?
Der Pilot ist in wenigen Wochen produktiv. Schnittstellen und Freigabestufen sind je Gesellschaft und Standort konfigurierbar.

Lust, mehr zu erfahren?

In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir Ihnen die automatische Rechnungsprüfung live.

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