Für den Einkauf

Alle Dienstleister, Kosten und Nachweise im Griff – ohne Excel

Pactos bündelt Bedarf, Freigaben, Nachweise und Abrechnung in einem System – mit einer Auswertung je Dienstleister, Standort und Kostenstelle.

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Der Alltag Die Module Was sich ändert Häufige Fragen

Unternehmen, die ihr Fremdpersonal mit Pactos steuern

Vaillantunique PersonalserviceVolvoKNUTH WerkzeugmaschinenNoerpel GruppeHive TechnologiesManpowerSCS Supply Chain StaffingBürgerTalent Spring
Der Alltag

Fünf Stellen, an denen der Einkauf den Überblick verliert

  1. Kein Register
  2. Kosten unklar
  3. Jeder Standort anders
  4. Freigaben per Mail
  5. Rechnung ohne Beleg
Ohne Pactos

Die Liste der Dienstleister ist unvollständig

Dienstleister verteilen sich über Standorte, Gesellschaften und Fachbereiche. Wer wo aktiv ist, welcher Rahmenvertrag gilt und zu welchen Konditionen gearbeitet wird, steht oft in mehreren Dateien und in den Köpfen einzelner Personen.

Mit Pactos

Ein Register für alle Dienstleister

Jeder Dienstleister mit Standort, Gesellschaft, Rahmenvertrag und Status an einer Stelle. Neue Lieferanten laufen über denselben Freigabeweg statt über eine lokale Absprache.

Ohne Pactos

Externe Personalkosten sind nicht kurzfristig belegbar

Was Fremdpersonal im letzten Quartal gekostet hat, muss oft erst aus Bestellungen, Stundenlisten und Rechnungen zusammengesucht werden. Bis die Zahl feststeht, ist sie meist schon veraltet.

Mit Pactos

Die Zahl steht, wenn Sie sie brauchen

Volumen und Kosten lassen sich jederzeit nach Dienstleister, Standort, Kostenstelle und Zeitraum auswerten. So arbeiten Monatsgespräch und nächste Konditionsverhandlung mit derselben Datengrundlage.

Ohne Pactos

Jeder Standort bestellt nach eigener Logik

Jeder Standort bestellt anders: telefonisch, per Formular oder über einen Master Vendor. Dadurch fehlt die Vergleichbarkeit und zentrale Vorgaben werden nicht überall gleich umgesetzt.

Mit Pactos

Ein Prozess, den alle benutzen

Vorlagen passen sich an Rolle und Standort an, Anfragen werden gezielt an die richtigen Dienstleister verteilt und der Prozess bleibt überall gleich. So werden Abweichungen sichtbar, statt einfach zum Alltag zu gehören.

Ohne Pactos

Freigaben laufen über Postfächer

Verlängerungen, Zuschläge und Sonderfälle laufen oft per Mail. Im Nachhinein lässt sich nur schwer nachvollziehen, wer was freigegeben hat. Und wenn die zuständige Person nicht da ist, bleibt der Vorgang schnell liegen.

Mit Pactos

Freigaben mit dokumentierter Spur

Freigaben laufen direkt im System, mit klaren Zuständigkeiten, Vertretung und Fristen. Später ist jederzeit nachvollziehbar, wer was freigegeben hat, ohne alte Mails durchsuchen zu müssen.

Ohne Pactos

Rechnung, Leistung und Freigabe passen nicht zusammen

Sammelrechnungen mit hunderten Positionen werden oft nur stichprobenartig geprüft. So bleiben falsche Stunden, falsche Zuschläge oder nicht freigegebene Einsätze schnell unentdeckt und werden mitbezahlt.

Mit Pactos

Geprüft, bevor gezahlt wird

Bestellung, Zeitnachweis und Rechnung werden direkt miteinander abgeglichen. Abweichungen bei Stunden, Zuschlägen, Tarifen oder Kostenstellen fallen auf, bevor die Rechnung bezahlt wird.

Ihr Verantwortungsbereich

Vier Aufgaben, für die der Einkauf am Ende die Verantwortung trägt

Die vier Aufgaben gehören zusammen. Ohne ein sauberes Dienstleisterregister fehlt der Überblick über die Kosten, ohne klaren Freigabeprozess fehlt die Grundlage für eine verlässliche Rechnungsprüfung. Pactos bringt alles in einem System zusammen.

Lieferantensteuerung

RegisterRahmenverträgeDienstleistergruppenPerformance

Auswahl, Anbindung und laufende Bewertung der Personaldienstleister, oft mehrere je Standort und Schicht.

Worauf es ankommt

Vergleichbare Kennzahlen je Dienstleister: Reaktionszeit, Besetzungsquote, Ausfälle, Qualität der Nachweise.

Konditionen und Volumen

StundensätzeZuschlägeTarifwerkeBündelung

Preise zentral verhandeln und über alle Standorte hinweg durchsetzen, statt mit gewachsenen Einzelabsprachen zu arbeiten.

Worauf es ankommt

Belastbare Ist-Zahlen vor dem Gespräch, und ein System, das die verhandelte Kondition auch anwendet.

Bedarf und Freigabe

AnfragenGenehmigungsstufenVerlängerungenVertretung

Vom gemeldeten Bedarf bis zur beauftragten Kraft läuft alles in einem klaren Prozess, inklusive der Freigaben, die Ihr Unternehmen vorgibt.

Worauf es ankommt

Dass der Weg überall derselbe ist und die Freigabe später nachweisbar bleibt, auch nach einem Personalwechsel.

Nachweise und Audit

AÜ-ErlaubnisUnbedenklichkeitenEqual PayHöchstdauer

Die Pflichten, für die im Prüfungsfall das Unternehmen haftet, nicht der Dienstleister.

Worauf es ankommt

Eine lückenlose, dokumentierte Historie statt einer Stichprobe. Und eine Warnung vor dem Termin, nicht in der Prüfung.

Die Module, mit denen der Einkauf arbeitet

Alle Module sind Teil des Standards. Diese sechs sind für den Einkauf besonders relevant und führen jeweils zur ausführlichen Beschreibung.

Anfrage- und Bestellwesen Bedarf melden, mehrstufig an Dienstleistergruppen verteilen, Bestellungen mit Status und Freigabe führen. Analysen Volumen, Kosten und Dienstleisterleistung je Standort und Kostenstelle auswerten, als Grundlage für die Verhandlung. Abrechnung und Rechnungsprüfung Zuschläge, Tarifwerke und Kostenstellen abbilden, Rechnung gegen Bestellung und Nachweis prüfen. Compliance-Prüfung AÜ-Erlaubnis tagesgenau, Unbedenklichkeitsbescheinigungen automatisch abrufen und prüfen lassen. Zeitnachweise Stunden digital erfassen und freigeben: die Grundlage dafür, dass die Rechnung stimmt. Schichtplanung Sehen, wo Bedarf entsteht, bevor der Fachbereich ihn als Eskalation meldet.
Die Ansicht aus der Pactos-Plattform zum markierten Modul.
Die Ansicht aus der Pactos-Plattform zum jeweils markierten Modul.

Die Entscheidung hängt nicht nur von Ihnen ab

Fremdpersonal betrifft mehrere Bereiche gleichzeitig. Jeder hat einen anderen Blick auf den Prozess und andere Anforderungen im Alltag.

Operations

Schichten und Zeiten

Offene Schichten schneller besetzen, Stunden digital erfassen, Nachweise vor dem Tor prüfen.

 HR

Bestand, Fristen, Nachweise

Bestand, Fristen und Nachweise für externes Personal, vom Onboarding bis zum Offboarding.

 Finance

Rechnungen und Kosten

Sammelrechnungen gegen Bestellung und Nachweis prüfen, Kosten je Kostenstelle auswerten.

Vier Dinge, die nach der Einführung anders laufen

Eine Zahl statt einer Sammlung

Externe Personalkosten lassen sich nach Dienstleister, Standort und Zeitraum direkt auswerten. Alle arbeiten mit derselben Datengrundlage, ohne Zahlen aus verschiedenen Listen zusammenzusuchen.

Bessere Verhandlungsposition

Wer Volumen, Reaktionszeiten und Ausfälle je Dienstleister kennt, geht mit einer ganz anderen Grundlage ins Gespräch. Erst wenn die Daten sichtbar sind, lässt sich Volumen gezielt bündeln und besser verhandeln.

Ein Prozess über alle Standorte

Anfrage, Freigabe und Bestellung laufen überall gleich. Lokale Sonderwege bleiben möglich, sind aber als Abweichung erkennbar.

Auditfähigkeit ohne Sonderprojekt

Nachweise, Freigaben und Abrechnungen liegen vollständig und versioniert an einem Ort. Bei einer Prüfung sind die richtigen Unterlagen direkt verfügbar, statt sie erst zusammensuchen zu müssen.

Was Kunden mit Pactos erreichen

70 % weniger administrativer Aufwand, wenn Anfragen, Freigaben und Einsätze zentral über Pactos laufen statt über Postfächer und Listen.
20 % weniger Fehler in Rechnungen, weil Bestellung, Zeitnachweis und Rechnungsposition aneinander hängen.
> 5.000 Personaldienstleister im Netzwerk, für Bedarf an Standorten, an denen der Stammlieferant nicht liefern kann.
FAQ

Die Fragen, die im Einkauf zuerst kommen

Passt das zu unseren Sonderprozessen?
Das prüfen wir an Ihrem Prozess und nicht an einer Standarddemo. Sinnvoll ist eine Use-Case-Demo auf Ihre echten Abläufe, Standorte und Dienstleistergruppen zugeschnitten. Sonderwege bleiben möglich, sie werden nur sichtbar.
Ist Pactos enterprise-ready?
ISO 27001, DSGVO und Hosting in der EU. Dazu Referenzen, Security- und Datenschutzunterlagen, ein Implementierungsplan und eine klare Projektstruktur. Details zur Datensicherheit →
Machen unsere Dienstleister mit?
Das Anbinden der Dienstleister ist ein eigener Arbeitsstrang mit Kommunikation, Schulung und Support, und wir übernehmen ihn. Für den Dienstleister sinkt der Aufwand, weil Nachweise und Zeiten nicht mehr in jedes Kundenportal einzeln wandern.
Wie hoch ist der Einführungsaufwand?
Wir empfehlen einen engen Pilotzuschnitt: ein Standort oder eine Dienstleistergruppe, acht bis zwölf Wochen, mit vorher festgelegten Erfolgskriterien. Einrichtung und Konfiguration laufen auf unserer Seite.
Brauchen wir dafür die IT?
Für den Start nicht. Pactos läuft als SaaS, IT und Datenschutz binden wir früh ein und stellen AVV, Security-Informationen und die Integrationsübersicht bereit. Schnittstellen zu HR-, Lohn- und ERP-Systemen sind möglich, aber kein Startkriterium.
Lohnt sich das wirtschaftlich?
Der Business Case wird mit Ihren Zahlen gerechnet, nicht mit unseren: Aufwand für Freigaben, Rechnungsprüfung, Nachweissuche, Abstimmung und Reporting. Der ROI-Rechner zeigt die Größenordnung vorab, das Preismodell steht separat.
Gehört Pactos zu einem Personaldienstleister?
Nein. Pactos ist ein zu 100 % unabhängiger Software-Anbieter und liefert selbst kein Personal. Damit gibt es kein Interesse daran, welcher Ihrer Dienstleister den Zuschlag bekommt: Anfragen laufen an alle nach derselben Logik, und die Scorecard bewertet alle nach denselben Kriterien.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Systeme, mit denen sich Verhalten oder Leistung überwachen lässt, sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Binden Sie das Gremium früh ein, nicht erst vor der Unterschrift: Wir stellen die Unterlagen dafür bereit. Erfahrungsgemäß ist der Betriebsrat der häufigere späte Blocker, nicht die IT.

Womit Einkauf bei Pactos arbeitet

Vendor Intelligence

Das VMS für externes Personal: Bedarf, Dienstleister, Einsätze, Zeiten und Abrechnung.

Compliance Intelligence

Dokumente und Bescheinigungen Ihrer Dienstleister automatisch abrufen und prüfen.

Tender Intelligence

Ausschreiben und vergleichen, wenn ein Standort neue Dienstleister braucht.

Workforce Intelligence

Fragen zu Einsätzen, Nachweisen und Kosten in natürlicher Sprache stellen.

Lust darauf, Ihren Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten?

In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir Ihnen, welche Schritte heute Zeit kosten und wie diese optimiert werden können

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