Schnittstellen

ERP, HR und Zeitwirtschaft mit Pactos verbinden

Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören. Pactos dockt an die Systeme an, die Sie schon betreiben, und übernimmt die Verbindung dazwischen.

Gespräch vereinbaren Was sich anbinden lässt

Ein System antippen, um zu sehen, was fließt

Ohne Anbindung zahlen Sie zweimal

Fremdpersonal betrifft immer mehrere Systeme gleichzeitig. Was nicht verbunden ist, wird von Hand übertragen.

Stammdaten doppelt gepflegt

Jede Person steht im VMS und im HR-System. Wer nur eine Seite ändert, erzeugt eine Abweichung, die erst bei der Abrechnung auffällt.

Doppelte Pflege

Zeiten wandern per Datei

Stempelzeiten liegen in der Zeitwirtschaft, die Freigabe passiert per Tabelle und Postfach. Jede Korrektur muss zweimal eingetragen werden.

Medienbruch

Niemand weiß, welches System recht hat

Steht der Einsatz im ERP anders als im VMS, entscheidet die Gewohnheit. Ohne festgelegtes führendes System bleibt jede Abweichung Verhandlung.

Unklare Führung

Zwei Wege in Ihre Systeme

Welcher passt, entscheidet Ihre Integrationsplattform und die Frage, wer die Schnittstelle verantwortet. Beide stehen für jedes angebundene System offen.

Ihre Plattform verteilt

Pactos liefert das Format, Ihre Plattform verteilt es

Pactos stellt dokumentierte Schnittstellen und ein festes Ausgangsformat bereit. Die Umsetzung auf Ihre Zielstrukturen übernimmt die Integrationsplattform, die Sie schon betreiben.

  • Passt zu der Integrationsplattform, die bei Ihnen schon läuft
  • Ihr Integrationsteam behält die Kontrolle über die Feldzuordnung
  • Änderungen an Ihren Zielstrukturen betreffen Pactos nicht

Der übliche Weg, wenn eine Integrationsplattform bereits im Haus steht.

Pactos übernimmt

Sie liefern die Definition, Pactos übernimmt die Logik

Sie stellen Ihre bestehenden Schnittstellendefinitionen bereit. Pactos setzt sie auf das Zielformat um und verantwortet die Verbindung, inklusive Wiederholung nach Fehlern und Protokoll.

  • Kein Aufwand in Ihrem Integrationsteam
  • Auch für Systeme ohne eigene Integrationsplattform
  • Jedes Feld und jede Regel wird schriftlich festgehalten

Der übliche Weg, wenn die Schnittstelle beim Fachbereich liegt.

Was angebunden wird

Welche Systeme, welche Richtung

Jede Funktion der Oberfläche steht auch als Schnittstelle zur Verfügung. Was am Ende fließt, entscheiden Sie je Prozess.

Welche Systeme in Ihrer Landschaft stehen und welche Felder wirklich gebraucht werden, klärt das technische Gespräch.
SystemWas fließtRichtung
ERP und Finanzen Bedarf, Bestellungen und Kostenstellen kommen herein, geprüfte Rechnungen gehen zurück in die Buchhaltung in beide Richtungen
HR-System Personenstammdaten, Beschäftigungsstatus und Bewilligungen, in der Richtung, die Sie festlegen zu Pactos
Zeitwirtschaft Buchungen und berechnete Tageswerte kommen herein, Abwesenheiten gehen hinaus. Korrektur und Freigabe passieren in Pactos in beide Richtungen
Systeme der Dienstleister Angebote, Einsatzdaten und Nachweise, ohne dass jemand sie abtippt zu Pactos
Nutzer und Rechte Anmeldung und Rollen aus Ihrem zentralen Benutzerverzeichnis, statt einer zweiten Benutzerliste zu Pactos
Systeme ohne Schnittstelle Derselbe Inhalt, nur als Datei nach Zeitplan statt über eine offene Schnittstelle. Mit Quittung und Protokoll in beide Richtungen
Hosting Rechenzentren in der EU, jeder Mandant für sich getrennt.
Rechte Rollen je Mandant und Geschäftseinheit. Jeder sieht das Seine.
Nachvollziehbar Jeder Transfer wird protokolliert, mit Zeitpunkt und Auslöser.
Wechselfest Ein Systemwechsel trifft die Anbindung, nicht Ihre Prozesse.

Wie eine Anbindung abläuft

Die Reihenfolge ist nicht verhandelbar, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut. Das führende System steht vorher fest, nicht im Betrieb.

Anforderungen einsammeln

Welche Prozesse in der ersten Stufe, welche Felder, welche Formate, welche Regeln. Und welches System führt.

Zugänge freischalten

Zugänge und Benutzer werden einzeln freigegeben, je Umgebung. Wir gehen die Liste gemeinsam durch.

Felder zuordnen und prüfen

Jedes Feld wird zugeordnet und gegen Ihre Testumgebung geprüft, bevor echte Daten fließen.

Kette testen, dann scharf schalten

Ein Durchlauf von der Quelle bis zur Freigabe. Danach läuft der Abgleich mit Protokoll über jeden Transfer.

Vor dem ersten Feld

Die Fragen, die wir zuerst stellen

Diese Liste kommt aus echten Integrationsgesprächen. Geben Sie sie so an Ihre IT weiter: sind die Antworten da, steht die Anbindung nach einem Termin.

Systemlandschaft

  • Welche Lösung ist im Einsatz, und in welcher Version?
  • Gibt es eine Integrationsplattform, und welche?
  • Ist eine Migration geplant, und in welchem Zeitrahmen?

Verantwortung und Prozess

  • Welche Daten sollen in welche Richtung laufen?
  • Wer verantwortet die Schnittstelle: IT, Fachbereich oder ein Partner?
  • Gibt es bereits eine Schnittstellendefinition?
  • Welche Prozesse gehören in die erste Stufe, und welches System führt?
  • Wann werden Stammdaten übergeben: bei Vertragsabschluss oder bei Einsatzbeginn?

Technik und Test

  • Pflichtfelder, Formate, Prüfregeln?
  • Wie oft: sofort, in festen Läufen oder bei jeder Änderung?
  • Sollen Rollen und Rechte übertragen werden?
  • Gibt es eine Testumgebung, und wer testet auf Ihrer Seite?

Häufige Fragen

Wer verantwortet die Schnittstelle?
Das entscheiden Sie mit dem Integrationsweg. Liefert Pactos das Format und Ihre Integrationsplattform verteilt es, liegt die Verantwortung bei Ihrem Integrationsteam. Stellen Sie die Definition bereit und Pactos setzt sie um, liegt sie bei uns. Wir schreiben fest, was gilt, bevor das erste Feld fließt.
Wie oft werden Daten übertragen?
Das entscheiden Sie je Prozess. Stammdaten laufen meist bei jeder Änderung, Zeiten und Abrechnungsdaten in festen Läufen. Was für welchen Prozess gilt, gehört zu den Fragen vor dem Start.
Was, wenn ein System keine offene Schnittstelle hat?
Dann läuft der Austausch als Datei. Manche Systeme bieten bewusst keine offene Schnittstelle, sondern nur einen Dateiaustausch nach Zeitplan. Das ist kein Sonderfall, sondern ein eigener Weg mit festem Zeitplan, Quittung und Protokoll.
Was heißt führendes System?
Für jedes Datenfeld gibt es genau ein System, dessen Wert gilt. Ohne diese Festlegung gewinnt bei einer Abweichung der letzte Schreibvorgang, und niemand kann sagen, welcher Stand richtig war. Wir legen es je Prozess fest, nicht pauschal für die ganze Anbindung.
Was passiert, wenn wir das ERP oder HR-System wechseln?
Die Anbindung hängt an einer eigenen Zwischenschicht, nicht an Ihren Prozessen. Ein Systemwechsel trifft diese Schicht und die Feldzuordnung, nicht die Abläufe in Pactos. Genau dafür liegt sie getrennt.

Schnittstellen und Datenflüsse konkret prüfen

Bringen Sie Ihre Systemliste mit. Wir klären Datenquellen, führende Systeme und den realistischen Umfang einer ersten Integrationsstufe.

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