Vertragsform · Freelancer

Freelancer und Solo-Selbstständige rechtssicher einsetzen, mit klaren Prozessen und weniger Statusrisiko

Pactos steuert Freelancer im selben System wie Ihr übriges Fremdpersonal, vom Bedarf bis zur Rechnung, und hält Status und Nachweise im Blick.

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Was wann abläuft

RestlaufzeitFrist
Schematische Darstellung ohne Maßstab. Die Markierung zeigt die jeweilige Frist. Läuft ein Nachweis vorher aus, wird das rechtzeitig angezeigt.

Unternehmen steuern Freelancer und Fremdpersonal mit Pactos

Vaillantunique PersonalserviceVolvoKNUTH WerkzeugmaschinenNoerpel GruppeHive TechnologiesManpowerSCS Supply Chain StaffingBürgerTalent Spring
Der Ablauf heute

So laufen Freelancer-Einsätze heute

Direkt aus der Fachabteilung

An der Fachabteilung, am Einkauf vorbei

Wenn kurzfristig Know-how gebraucht wird, werden Freelancer oft direkt per Mail oder Zuruf beauftragt. Rahmenvertrag und Freigabe fehlen dann schnell und der Einkauf wird erst spät eingebunden.

Verträge und Nachweise sind nicht vollständig

In verstreuten PDFs

Statusfeststellung, Gewerbenachweis und Versicherung liegen oft verteilt in verschiedenen Postfächern und Ablagen. Dadurch ist schwer erkennbar, was vollständig, gültig oder noch offen ist.

Statusfeststellung, Gewerbenachweis und Versicherung liegen – wenn überhaupt – verteilt in Postfächern. Niemand hält fest, was gültig ist und was fehlt.

Erst bei der Prüfung

Ob ein Freelancer tatsächlich selbstständig tätig ist, wird manchmal erst bei einer Betriebsprüfung genauer betrachtet. Zu diesem Zeitpunkt läuft der Einsatz häufig schon lange und offene Fragen lassen sich nur noch rückwirkend klären.

Ob ein Freelancer scheinselbstständig ist, fällt oft erst bei der Betriebsprüfung auf. Dann läuft der Einsatz längst und die Einordnung lässt sich nicht mehr korrigieren.

Ergebnis

Wird der Einsatz als abhängige Beschäftigung eingestuft, drohen Nachzahlungen von Sozialbeiträgen und Haftung. Ein direkt beauftragter Freelancer ist damit kein Shortcut, sondern Ihr Risiko.

Im Vendor Intelligence werden Freelancer wie andere Dienstleister mitgeführt

Im Vendor Intelligence: der Freelancer läuft wie jeder Dienstleister

Wer Freelancer, Personaldienstleister und Nachunternehmer in einem System steuert, muss sie nicht getrennt verwalten. Bedarf, Einsatz, Nachweise und Rechnung hängen am selben Vorgang. Fehlt ein gültiger Statusnachweis, kann der Freelancer gar nicht erst eingeplant werden.

Nachweise je Freelancer in Pactos: Zähler für vollständig, läuft ab, im Abruf und fehlend, darunter die Nachweise mit Aussteller und Gültigkeit, von der Gewerbeanmeldung bis zur Betriebshaftpflicht.
Für jeden Freelancer ist sichtbar, welche Nachweise gültig, offen oder abgelaufen sind. Separate Listen müssen dafür nicht gepflegt werden.
Compliance Intelligence · eigenständiges Produkt

Auch ohne VMS: Compliance Intelligence holt Nachweise direkt ein

Sie erteilen einmal die Vollmacht. Danach holt Pactos die Nachweise direkt bei Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und der Bundesagentur für Arbeit ein. So entsteht ein gemeinsamer Vorgang für Endkunde und Dienstleister, statt dieselbe Anfrage doppelt zu stellen.

Compliance-Übersicht in Compliance Intelligence: je Personaldienstleister der Stand von AÜ-Erlaubnis, Auskunft der Krankenkassen und Auskunft der Berufsgenossenschaften.
Ansichten aus Compliance Intelligence. Kein Modul des VMS, sondern ein eigenes Produkt.

Ein Auszug aus Compliance Intelligence

Diese Seite beschreibt die Vertragsform Freelancer. Wie Pactos Status, Nachweise und Fristen prüft und Freelancer im selben System steuert, steht vollständig auf den Produktseiten.

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Häufige Fragen

Wann gilt ein Freelancer als scheinselbstständig?
Wenn er wie ein fest angestellter Mitarbeiter eingebunden ist: weisungsgebunden, in feste Abläufe integriert, ohne eigenes unternehmerisches Risiko und im Zweifel nur für einen Auftraggeber tätig. Die Deutsche Rentenversicherung prüft das im Statusfeststellungsverfahren. Fällt die Einordnung auf abhängige Beschäftigung, drohen Nachzahlungen von Sozialbeiträgen.
Was ist das Statusfeststellungsverfahren?
Ein Verfahren bei der Deutschen Rentenversicherung, das klärt, ob ein Auftrag echte Selbstständigkeit oder abhängige Beschäftigung ist. Es kann von Auftraggeber oder Auftragnehmer eingeleitet werden und schafft Klarheit, bevor ein Einsatz beginnt.
Werden Freelancer direkt von der Fachabteilung am Einkauf vorbei beauftragt, fehlen häufig Rahmenvertrag, Statusprüfung und vollständige Nachweise. Dadurch bleiben tatsächliche Kosten und mögliche Haftungsrisiken länger im Verborgenen.
Werden Freelancer direkt von der Fachabteilung am Einkauf vorbei beauftragt, fehlen Rahmenvertrag, Statusprüfung und Nachweise. Das Unternehmen sieht weder die tatsächlichen Kosten noch das Haftungsrisiko – bis beides bei einer Prüfung sichtbar wird.
Welche Nachweise brauche ich von einem Freelancer?
Je nach Einsatz etwa Gewerbeanmeldung, Nachweis mehrerer Auftraggeber, Betriebshaftpflicht, bei ausländischen Freelancern die A1-Bescheinigung und im Baubereich die Freistellungsbescheinigung nach §48b EStG. Pactos hält diese Nachweise je Freelancer und Einsatz mit Gültigkeit vor.
Steuert Pactos Freelancer im selben System wie andere Dienstleister?
Ja. Freelancer, Personaldienstleister und Nachunternehmer werden im selben Vendor Intelligence gesteuert, vom Bedarf über den Einsatz bis zur Rechnung. Kosten, Laufzeiten und Nachweise bleiben dabei an einer Stelle nachvollziehbar.
Wie hilft Pactos beim Thema Scheinselbstständigkeit?
In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Freelancer im selben System gesteuert und Statusrisiken frühzeitig erkannt werden können.

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In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir, wie Sie Freelancer im selben System steuern und Statusrisiken früh erkennen.

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