Vier Wege, Fremdpersonal zu steuern
Wer ein Vendor Management System auswählt, vergleicht selten Produkte, sondern Bauarten: eine unabhängige Lösung, das System eines Personaldienstleisters, einen internationalen Anbieter oder ein gewachsenes Legacy-System. Die Unterschiede liegen weniger im Funktionsumfang als in Unabhängigkeit, Anpassbarkeit und Support.
Vier Typen, vier Interessenlagen
Welcher Typ zu Ihnen passt, hängt weniger von einer Funktionsliste ab als davon, wem das System gehört und wie schnell es sich an Ihren Prozess anpassen lässt.
Unabhängige Lösung
Reiner Softwareanbieter ohne eigenes Personalgeschäft. Steuert den Prozess zwischen Ihnen und allen Dienstleistern, ohne einen davon zu bevorzugen.
Internationaler Anbieter
Weltweit eingesetzte Plattformen mit globalen Standards. Prüfen Sie, wie gut lokale Prozesse, Integrationen und Support abgedeckt sind.
Legacy-System
Lange etablierte Systeme mit großer Funktionstiefe. Prüfen Sie insbesondere Bedienung, Release-Zyklen und Integrationsaufwand.
Dienstleistereigenes System
Software, die zu einem Personaldienstleister oder MSP gehört. Funktioniert gut für dessen eigenes Geschäft, ist aber an ihn gebunden.
Sechs Kriterien, die in der Auswahl den Unterschied machen
Dieselbe Übersicht, die Pactos im Vertriebsgespräch zeigt. Auch die Zeile, in der Pactos nicht vorne liegt.
| Kriterium |  VMS |
Dienstleistereigenes System | Internationaler Anbieter | Legacy-System |
|---|---|---|---|---|
| Innovation & Weiterentwicklung | stark: Modern und modular, laufend erweitert | schwach: Abhängig von der Muttergesellschaft | eingeschränkt: Globale Standards, langsame Anpassung | schwach: Ausgereift, aber innovationsarm |
| Marktposition | eingeschränkt: Aufstrebend und spezialisiert | eingeschränkt: Je nach Marktanteil des Dienstleisters | stark: Weltweit führend | stark: Etablierter Marktführer |
| Unabhängigkeit | stark: Vollständig unabhängig | schwach: Gebunden, Teil eines MSP | stark: In der Regel unabhängig | stark: Unabhängig |
| VMS-Kernfunktionen | stark: Umfassend und intuitiv, flexible Prozesse | schwach: Grundlegend, auf den Partner ausgerichtet | eingeschränkt: Breit, aber hohe Komplexität | eingeschränkt: Tief, aber oft veraltete Bedienung |
| Branchen-Spezialisierung | stark: Hoher Anpassungs- und Spezialisierungsgrad | eingeschränkt: Variabel, teils mit Branchenfokus | schwach: Generalistisch, geringe Anpassung | schwach: Generalistisch, aufwendige Anpassung |
| Support & Einführung | stark: Schneller, persönlicher Support, kurze Inbetriebnahme | schwach: Begrenzte Ressourcen, dienstleisterfokussiert | eingeschränkt: Globaler Support, komplexe Integration | schwach: Langsame Implementierung und Beratung |
stark eingeschränkt schwach
Auf schmalen Fenstern lässt sich die Tabelle nach rechts wischen. Die Spalte mit den Kriterien bleibt dabei stehen.
Die Einstufung der drei anderen Typen beschreibt Bauarten, keine einzelnen Anbieter: innerhalb jedes Typs gibt es deutliche Unterschiede. Wer konkrete Systeme vergleicht, prüft sie am besten mit der Checkliste weiter unten.
Wem gehört das System, das Ihre Lieferanten bewertet?
Gehört ein VMS zu einem Personaldienstleister, bewertet und vergibt es Aufträge im Umfeld seines eigenen Mutterhauses. Das muss kein Nachteil sein, es ist aber ein Interessenkonflikt, den man kennen sollte, bevor der Vertrag steht.
Kein Personaldienstleister im Rücken
Pactos verkauft Software, keine Arbeitskräfte. Kein Lieferant wird im System bevorzugt, weil kein Lieferant zum Unternehmen gehört.
ISO 27001, DSGVO, Hosting in der EU
Zertifizierte Informationssicherheit, Verarbeitung nach DSGVO und Hosting ausschließlich in der EU. Kunden- und Kandidatendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem
Jeder Kunde hat feste Ansprechpartner, keine anonyme Warteschlange. Kleinere Anpassungen werden häufig direkt umgesetzt.
Offene Schnittstellen
Anbindung an ERP, HR-Systeme und Zeitwirtschaft. Vor der Einführung wird geprüft, was bereits vorhanden ist; fehlende Schnittstellen werden bei Bedarf entwickelt.
Acht Fragen an jeden Anbieter
Diese Fragen trennen ein echtes Vendor Management System von einem internen Verwaltungstool. Sie funktionieren bei jedem Anbieter, auch bei uns.
- Gehört der Anbieter zu einem Personaldienstleister oder MSP?Wenn ja: Wer entscheidet, welcher Lieferant eine Anfrage zuerst sieht?
- Bekommen unsere Dienstleister einen eigenen Zugang?Ohne Lieferantenzugang ist es ein internes Tool, kein Vendor Management System.
- Läuft die Compliance-Prüfung der Dienstleister über dasselbe System?AÜ-Erlaubnis, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Fristen gehören dorthin, wo auch bestellt wird.
- Ist die Zeiterfassung angebunden?Sonst bleiben Stunden ein Nebenprozess in Excel und die Rechnungsprüfung hat keine Grundlage.
- Können Rechnungen im System gegen freigegebene Stunden geprüft werden?Erst dann schließt sich der Kreis von der Bestellung bis zur Zahlung.
- Wo stehen die Server, und gibt es ein ISO-27001-Zertifikat?Fragen Sie nach dem Zertifikat selbst, nicht nach der Aussage „ISO-konform".
- Wer ist unser Ansprechpartner, und wie schnell kommt eine Antwort?Ein Ticketsystem ist eine Antwort auf diese Frage, nur selten die gewünschte.
- Was kostet eine Anpassung an unseren Prozess, und wie lange dauert sie?Die Antwort darauf sagt mehr über die kommenden drei Jahre als jede Funktionsliste.
Häufige Fragen
Warum ist die Unabhängigkeit eines VMS so wichtig?
Was unterscheidet ein VMS von der Software eines Personaldienstleisters?
Reicht Excel für die Steuerung von Fremdpersonal?
Wie lange dauert die Einführung eines VMS?
Wie vergleiche ich Anbieter, die alle dasselbe versprechen?
Hintergrund zum Thema
Vergleichen Sie uns mit Ihrer eigenen Liste
Bringen Sie die Fragen mit, die für Ihr Unternehmen zählen, gerne auch die aus einem laufenden Auswahlprozess. Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten an Ihrem Prozess, wo Pactos passt und wo nicht.