Für Operations und Werkleitung

Offene Schichten besetzen und Leistungsnachweise digital freigeben

Pactos macht offene Schichten sichtbar, verteilt die Anfrage gleichzeitig an alle passenden Dienstleister und nimmt die Stunden digital auf.

Unternehmen, die ihr Fremdpersonal mit Pactos steuern

Vaillantunique PersonalserviceVolvoKNUTH WerkzeugmaschinenNoerpel GruppeHive TechnologiesManpowerSCS Supply Chain StaffingBürgerTalent Spring
Der Alltag

Fünf Punkte, die im Tagesgeschäft regelmäßig Probleme machen

  1. Kurzfristige Ausfälle
  2. Einzelanrufe
  3. Papier-Stundenzettel
  4. Nachweis am Tor
  5. Stunden strittig
Ohne Pactos

Ausfälle kommen oft kurzfristig

Krankmeldungen, No-Shows und Auftragsspitzen treffen die Schicht ohne Vorlauf. Wer die Lücke füllt, entscheidet sich am Telefon, nicht am Plan.

Mit Pactos

Die Lücke steht im Plan, bevor sie zum Problem wird

Schichten lassen sich nach Standort, Halle und Tor planen und mit dem tatsächlichen Stand abgleichen. Offene Positionen fallen sofort auf und können direkt an die passenden Dienstleister angefragt werden.

Ohne Pactos

Jeder Dienstleister wird einzeln angerufen

Man ruft einen Dienstleister nach dem anderen an, meist immer in derselben Reihenfolge. Wer gerade nicht erreichbar ist, wird schnell übersprungen. Im Nachhinein lässt sich kaum sagen, wer angefragt wurde.

Mit Pactos

Eine Anfrage, alle gleichzeitig

Anfragen gehen gezielt an die passenden Dienstleister. Sie sehen sofort, wer die Anfrage gesehen, zugesagt oder abgelehnt hat. Wer nicht reagiert, fällt direkt auf.

Ohne Pactos

Stundenzettel entstehen auf Papier

Stundenzettel werden gesammelt, abgetippt und später noch einmal korrigiert. Bis alles freigegeben ist, ist der Monat oft schon vorbei und Rückfragen sind kaum noch nachzuvollziehen.

Mit Pactos

Zeiten erfassen und freigeben, wo sie entstehen

Stunden werden digital erfasst und direkt von der Schichtleitung freigegeben, inklusive Zuschlägen und Kostenstelle. Danach gehen sie ohne Umweg in die Abrechnung.

Ohne Pactos

Nachweise fehlen beim Zutritt

Die Person ist vor Ort, aber der Staplerschein fehlt oder die Unterweisung ist nicht mehr gültig. Oft wird unter Zeitdruck entschieden, wobei im Nachhinein niemand mehr genau weiß, was eigentlich geprüft wurde.

Mit Pactos

Vor dem ersten Einsatz geprüft

Qualifikationen, Unterweisungen und Befähigungen sind direkt bei der Person hinterlegt, inklusive Ablaufdatum. Fehlt etwas, sehen Sie es vor dem Einsatz und nicht erst dann, wenn die Person schon am Tor steht.

Ohne Pactos

Erfasste Stunden sind strittig

Weichen die Stunden des Dienstleisters von denen der Schichtleitung ab, fehlt oft eine belastbare Grundlage für die Klärung. Dann wird geschätzt, nachverhandelt oder aus Kulanz entschieden.

Mit Pactos

Eine Zahl, die beide Seiten sehen

Erfasste Zeiten, Freigaben und Zuschläge liegen an einer Stelle und sind für beide Seiten nachvollziehbar. Unstimmigkeiten können geklärt werden, bevor die Rechnung entsteht.

Ihr Verantwortungsbereich

Vier Aufgaben, die an der Schicht hängen

Ob der Prozess wirklich funktioniert, zeigt sich im Tagesgeschäft. Hier wird der Bedarf gemeldet, die Person eingewiesen und am Ende auch die Zeit freigegeben.

Bedarf und Besetzung

SchichtplanLückenKurzfristigkeitErsatz

Offene Positionen erkennen und besetzen, oft innerhalb von Stunden und über mehrere Dienstleister.

Worauf es ankommt

Dass der Plan das Ist zeigt und nicht das Soll von vorletzter Woche.

Einweisung und Sicherheit

UnterweisungBefähigungZutrittErstbelehrung

Niemand darf ohne gültige Unterweisung und Befähigung an die Anlage oder auf das Flurförderzeug.

Worauf es ankommt

Dass der Nachweis vor dem Einsatz vorliegt und nicht nachgereicht wird.

Zeiten und Freigaben

ErfassungZuschlägeKostenstelleFreigabe

Die geleistete Stunde belastbar festhalten, mit Zuschlag, Kostenstelle und Freigabe der Schichtleitung.

Worauf es ankommt

Dass die Erfassung dort passiert, wo gearbeitet wird, und nicht später aus Papier rekonstruiert wird.

Leistung der Dienstleister

ReaktionszeitBesetzungsquoteNo-ShowsQualität

Welcher Dienstleister liefert verlässlich, und welcher nur, wenn es passt.

Worauf es ankommt

Zahlen statt Eindrücke, damit die Rückmeldung an den Einkauf belegt ist.

Vier Dinge, die nach der Einführung anders laufen

Offene Positionen stehen im Plan

Offene Positionen stehen im Plan, mit Standort, Schicht und Qualifikation. Die Eskalation per Telefon wird zur Ausnahme.

Eine Anfrage statt einer Telefonrunde

Alle passenden Dienstleister erhalten die Anfrage gleichzeitig. Sie sehen direkt, wer reagiert und bei wem noch eine Antwort fehlt.

Kein Papier zwischen Schicht und Rechnung

Erfasste und freigegebene Stunden wandern direkt weiter. Niemand tippt Zettel ab, und niemand sucht sie.

Nachweise werden vor dem Einsatz geprüft

Fehlende oder abgelaufene Qualifikationen fallen vor dem Einsatz auf. Die Entscheidung unter Zeitdruck entfällt.

Was Kunden mit Pactos erreichen

70 % weniger administrativer Aufwand in den Abläufen rund um Bedarf, Einsätze und Zeiten.
25 % geringerer Aufwand im Bewerbermanagement durch Vorauswahl, Duplikatprüfung und Terminplanung.
> 5.000 Personaldienstleister im Netzwerk, wenn der Stammlieferant eine Schicht nicht besetzen kann.
FAQ

Die Fragen aus der Produktion

Müssen meine Schichtleiter jetzt ein neues System lernen?
Der Teil, der die Schicht betrifft, ist klein: Lücke melden, Anfrage auslösen, Stunden freigeben. Die Erstschulung ist enthalten, und sie dauert eher Minuten als Tage.
Funktioniert die Zeiterfassung auch ohne feste Arbeitsplätze?
Ja. Erfassung ist über Terminal, Tablet, App oder QR-Code möglich. Welche Variante zu Ihrer Halle passt, klären wir am Standort.
Was passiert bei einem Ausfall am Sonntagabend?
Die Anfrage läuft unabhängig von Bürozeiten und erreicht alle passenden Dienstleister gleichzeitig. Wer zusagt, ist im System sichtbar, ohne dass jemand eine Telefonliste durchgeht.
Ersetzt Pactos unsere Zeitwirtschaft?
Nicht zwingend. Zeitnachweise für Fremdpersonal laufen in Pactos; für die Stammbelegschaft bleibt Ihr System. Eine Anbindung an Lohn- und HR-Systeme ist über eine offene Schnittstelle möglich.
Sehen unsere Dienstleister unsere Schichtplanung?
Nur das, was sie sehen müssen: die Anfrage mit Rolle, Menge, Zeitraum und Standort. Ihre interne Planung bleibt intern.
Was, wenn eine Kraft ohne gültigen Nachweis erscheint?
Das System zeigt den Status vorher. Fehlt oder läuft etwas ab, ist es vor dem Einsatz bekannt, mit Vorwarnzeit statt am Tor.

Lust darauf, Ihre Produktionsplanung effizienter zu gestalten?

In einem gemeinsamen Gespräch gehen wir Ihre operative Planung durch.

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