Definition und Einordnung
Bei Einsätzen der Arbeitnehmerüberlassung wird die Tätigkeit manchmal nicht am gewöhnlichen Standort verrichtet – etwa bei Montagen oder wenn seltene Qualifikationen von weit her geholt werden. Dann muss dem Zeitarbeitnehmer eine Unterkunft gestellt werden, und es fallen Reisekosten an. Beide Themen sind vertraglich und steuerlich zu regeln.
Rechtlicher Rahmen für Arbeitsunterkünfte
Arbeitsunterkünfte sind gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 2 ArbStättV Arbeitsstätten und fallen unter die Arbeitsstättenverordnung. Dazu zählen Betriebswohnungen und Wohnheime, aber auch Baracken, Wohncontainer und Wohnwagen; seit dem 1. Januar 2021 auch Gemeinschaftsunterkünfte außerhalb des Betriebs- oder Baustellengeländes. Zwingend erforderlich sind sie arbeitsschutzrechtlich nur auf Baustellen bei Gefährdung; in anderen Bereichen werden sie aus betrieblichen Gründen gestellt – etwa bei Einsätzen beschränkter Dauer, ein häufiger Fall in der Zeitarbeit.
Die Unterkunft besteht mindestens aus Wohnraum und sanitären Einrichtungen, ggf. mit Küche. Einem Schlafbereich dürfen höchstens 8 Bewohner zugewiesen werden, mit mindestens 6 bis 6,75 m² pro Person (Gesamtnutzfläche 8 bis 8,75 m² pro Person). Weitere Anforderungen: Wasser-, Abwasser- und Stromversorgung, Schutz gegen Witterung und Feuchtigkeit, beheizbarer Wohnraum, funktionierende Sanitäreinrichtungen, saubere Raumluft, kein Ungeziefer und sonstige Gefahrenfreiheit.
Wer trägt Organisation und Kosten?
Im Dreiecksverhältnis der Zeitarbeit können Unsicherheiten über die Zuständigkeit entstehen. Der BAP-Tarifvertrag (einer der beiden Flächentarifverträge) legt fest: „Das Zeitarbeitsunternehmen übernimmt grundsätzlich die Organisation der Unterbringung und die Kosten in voller Höhe. Bei erforderlicher Eigenorganisation einer Unterkunft durch den Mitarbeiter werden die Kosten nach vorheriger Genehmigung und Vorlage einer entsprechenden Quittung/Rechnung vom Arbeitgeber übernommen bzw. erstattet." In der Praxis bietet aber häufig der Kunde von vornherein eine Unterkunft an.
Reisekosten und steuerliche Behandlung
Ob Reisekosten steuerfrei erstattet werden, hängt von der ersten Tätigkeitsstätte ab – einer ortsfesten Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft (unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder mindestens 48 Monate) zugeordnet ist. Ist die erste Tätigkeitsstätte die Zeitarbeitsfirma, liegt eine Auswärtstätigkeit vor: Es besteht Anspruch auf die Kilometerpauschale (30 Cent je gefahrenem Kilometer für Hin- und Rückweg, ab dem 21. Kilometer 38 Cent) und – bei täglicher Abwesenheit über acht Stunden – auf die Verpflegungspauschale, begrenzt auf die ersten drei Monate je neuer Einsatzstelle. Ist die erste Tätigkeitsstätte dagegen das Kundenunternehmen (etwa bei Einsätzen über 48 Monate), gilt nur die Entfernungspauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer für die einfache Strecke.