Vendor Intelligence Ein VMS für die durchgängige Steuerung von Fremdpersonal

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Der Ist-Zustand

Externe Personalkosten lassen sich nur steuern, wenn die Daten vollständig vorliegen

Viele Unternehmen steuern ihre Dienstleister noch über Excel, Telefon und Papier. Mit wachsendem Volumen, Prüfungen oder komplexeren Abrechnungen wird dieser Ansatz schnell aufwendig.

Excel

Kein Überblick

Jeder Standort pflegt seine eigenen Listen. Wer wissen möchte, wer gerade wo im Einsatz ist, zu welchem Satz und bis wann, muss die Informationen oft erst zusammensuchen.

Telefon und E-Mail

Kein Tempo

Bedarfe gehen an mehrere Dienstleister, Rückmeldungen kommen einzeln zurück und Freigaben laufen über Telefon oder E-Mail. Der aktuelle Stand verteilt sich dabei schnell über verschiedene Postfächer.

Papier

Kein Nachweis

Stundenzettel, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und AÜ-Erlaubnisse liegen oft noch als Ausdruck oder Anhang vor. Läuft eine Frist ab, fällt das im schlimmsten Fall erst bei der nächsten Prüfung auf.

Messbare Ergebnisse

Messbare Ergebnisse aus dem laufenden Betrieb

6 %direkte Kostenersparnis
70 %Zeitersparnis in der Verwaltung
100 %Rechtskonformität
Was Pactos macht

Ein Prozess, zwei unterschiedliche Wege

Auf der einen Seite stehen Ihre Standorte, auf der anderen Ihre Personaldienstleister. Dazwischen liegen entweder viele einzelne Kanäle oder ein gemeinsames System.

Ohne Pactos
  • Je Standort eine eigene Excel-Liste
  • Bedarf per Anruf, Zusage per Rückruf
  • Nachweise als Anhang im Postfach
  • Fristen im Outlook-Kalender einer Person
  • Rechnung gegen Papier prüfen
  • chaotisch
  • fehleranfällig
  • kein gemeinsamer Stand
  • Fristen im Blindflug
Mit Pactos
  • Ein Bedarf geht an alle angebundenen Dienstleister
  • Nachweise laufen automatisch ein und werden geprüft
  • Fristen werden automatisch überwacht und rechtzeitig gemeldet
  • Rechnungen werden mit den freigegebenen Zeitnachweisen abgeglichen
  • eine zentrale Stelle
  • nachvollziehbar
  • ein Datenstand
  • Fristen werden automatisch überwacht
Funktionsüberblick

Ein Kernsystem vom Bedarf bis zur Abrechnung

Sieben Module bilden den gesamten Prozess ab und sind im Preis enthalten. Schichtplanung, Zeitnachweise und Compliance Intelligence können ergänzt werden. Die KI-Funktionen unterstützen direkt in den Modulen, die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Kernmodule

im Preis enthalten Paco AI — der Assistent steckt in jedem Modul
Bedarf & Bestellung Sie melden einen Bedarf einmal und verteilen ihn gleichzeitig an die passenden Dienstleister. Kandidaten Die Vorschläge aller Dienstleister laufen in einer gemeinsamen Ansicht zusammen und lassen sich direkt vergleichen. Einsatz & Akte Zu jedem Einsatz sind Fristen, Akte und Historie an einer Stelle hinterlegt. Dokumente Die AÜV entsteht aus der Vorlage, wird digital signiert und revisionssicher abgelegt. Compliance Nachweise bleiben vollständig, Fristen werden frühzeitig gemeldet und Unterlagen für Audits stehen direkt zur Verfügung. Abrechnung Sie sehen die voraussichtlichen Kosten schon vor der Rechnung und können die Abrechnung anschließend zentral verarbeiten. Analysen Sie sehen laufend, was einzelne Dienstleister leisten und kosten.

Zusatzmodule

dazu buchbar
Planungsstruktur mit Organigramm aus Lagerhalle, Produktion und zugeordneten Teams Schichtplanung Sie erkennen unterbesetzte Schichten, bevor sie beginnen. Zeiterfassung einer Kalenderwoche mit Von, Bis, Pause und Summe Zeitnachweise Sie erfassen die Stunden digital, geben sie frei und übergeben sie abrechnungsfertig. Compliance Intelligence Bescheinigungen kommen vom Aussteller, ohne dass jemand sie anfordert.

Im Standard enthalten

Kernmodule

Anfragemanagement

Vom Bedarf zur Bestellung in einem durchgängigen Prozess

Kandidatenmanagement

Alle Vorschläge in einer Ansicht, von der Bewerbung bis zur Auswahl

Einsatzmanagement

Jeder Einsatz mit Fristen, Akte und Historie, vom Start bis zur Verlängerung

Dokumente & Verträge

Verträge erstellen, digital signieren und revisionssicher ablegen

Abrechnung

Kosten früh sehen und Rechnungen sauber weiterverarbeiten

Compliance

Nachweise vollständig, Fristen im Blick und Unterlagen für Prüfungen direkt verfügbar

Analysen

Kennzahlen passend zur jeweiligen Rolle und automatisch bereitgestellt

Paco AI

Paco unterstützt direkt im Arbeitsprozess

Paco unterstützt bei Bedarfen, Kandidaten und Auswertungen. Sie beschreiben, was Sie brauchen, und der Assistent legt Inhalte an, findet Informationen oder erklärt Zusammenhänge. Die Funktionen sind direkt in den jeweiligen Ansichten integriert.

  • Antworten aus Ihren Daten, mit Verweis auf den Satz im System
  • Führt zu jeder Funktion, statt sie suchen zu lassen
  • Paco schlägt vor, Sie bestätigen — jede Aktion bleibt Ihre Entscheidung
  • Nach EU AI Act eingeordnet und dokumentiert, Verarbeitung in der EU
Weitere Module

Zu den Kernmodulen kommen weitere Module.

Schichten, Zeiten und Kurzfristeinsätze liegen in Workforce Intelligence. Die laufende Prüfung Ihrer Dienstleister ist eine eigene Lösung.

Pactos, Ansicht Planungsstruktur

Schichtplanung

Vom Organigramm bis zur einzelnen Schicht, Externe im selben Plan.

Workforce Intelligence Pactos, Ansicht Zeiten erfassen

Zeiterfassung und Zeitnachweise

Erfasste Stunden gehen geprüft in die Rechnung, nicht auf einen Zettel.

Workforce Intelligence Pactos, Ansicht Schichtplanung

Kurzfristeinsätze

Kurzfristige Einsätze laufen im selben System wie die Überlassung.

Workforce Intelligence Pactos, Ansicht Beschaffungslauf

Compliance Intelligence

Nachweise holen sich selbst, direkt beim Aussteller.

Eigene Lösung
Implementierung

In wenigen Wochen produktiv zwei bis drei Zwei bis drei Workshops reichen für die Einführung aus.

Phase 1
Setup & Alignment

Wir richten die Plattform ein und klären Rollen, Standorte und Freigabestufen. IT und Datenschutz bekommen früh ihre Unterlagen, Betrieb und Betreuung übernehmen wir.

Phase 2
Konzeption & Integration

Zwei bis drei Workshops von je etwa einer Stunde genügen, um Ihre Prozesse zu konfigurieren, Ihre Systeme anzubinden und die Daten zu übernehmen.

Phase 3
Pilot & Validierung

Ein Standort oder eine Lieferantengruppe startet als Pilot. Die Schulung je Dienstleister dauert im Schnitt 15 Minuten und das Lieferantenportal ist einfach zu bedienen.

Phase 4
Rollout & Stabilisierung

Anschließend kommen weitere Standorte schrittweise hinzu. Sie behalten einen festen Ansprechpartner und erhalten an Werktagen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung.

Go-Live
Gruppenaufnahme des Talent-Spring-Teams in einem hellen Büro
„Pactos hat unsere Kundenkommunikation drastisch verbessert. Früher verbrachten wir Stunden mit dem Versenden von E-Mails zur Klärung einfacher Projektdetails. Nun können wir in Echtzeit kommunizieren, Dateien teilen und Feedback sammeln – alles an einem Ort.“
Karim SuhmGeschäftsführer, Talentspring
„Bei uns war es vor allem der gesamte Vertragszyklus […]. Für meine Kolleg*innen hat sich vor allem die Übermittlung von Kandidatenprofilen, Zeiten und Auswertungen vereinfacht. Durch die integrierten Systeme wird manueller Aufwand eingespart.“
Biljana StojanovicManager Strategic Account Development, unique Personalservice
„Über die Pactos-Plattform konnten wir nicht nur innerhalb von drei Wochen 5 Stellen mit Fachkräften besetzen, sondern auch gleichzeitig die Kosten senken.“
Philip KnuthGeschäftsführer, KNUTH Werkzeugmaschinen
Logistikzentrum von HIVE aus der Luft, Lkw an den Verladetoren
„Der Prozess mit Pactos war unglaublich einfach. Innerhalb kürzester Zeit erhielten wir die ersten Angebote von Dienstleistern. Die Angebote waren leicht zu vergleichen und wir konnten schnell die richtigen Partner auswählen. So schnell und reibungslos verlief es noch nie. Mit Pactos haben wir uns bei der Suche nach neuen Dienstleistern sehr viel Zeit gespart.“
Yasmine ShakerJunior People Manager, HIVE
FAQ

Häufige Fragen

Machen unsere Personaldienstleister da mit?
Ja, weil sie selbst profitieren: Kandidaten sind in drei Minuten übermittelt, die Besetzungsquote steigt um bis zu 30 %. Jeder Dienstleister sieht dabei nur seinen eigenen Stand, nie den der anderen. Das Onboarding dauert im Schnitt 15 Minuten.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Zwei bis drei Workshops von je etwa einer Stunde, ein Projektverantwortlicher auf Ihrer Seite. Der Pilot ist in wenigen Wochen produktiv, die Train-the-Trainer-Schulung ist enthalten.
Wir haben Sonderprozesse je Standort.
Workflows, Freigabestufen und Lieferantengruppen konfigurieren Sie je Gesellschaft und Standort. Wer freigibt, legen Sie fest: Operative, HR, Einkauf oder der Betriebsrat.
Was ist mit IT-Sicherheit & DSGVO?
ISO 27001, DSGVO-konform, Hosting in der EU, SSO und offene Schnittstellen. IT und Datenschutz bekommen AVV, Sicherheitsunterlagen und die Integrationsübersicht schon vor der Entscheidung.
Was unterscheidet Pactos von einem klassischen VMS?
Pactos kombiniert KI-gestützte Funktionen für Routineaufgaben wie CV-Auswertung und Duplettencheck mit vollständiger Unabhängigkeit von Personaldienstleistern. Kein Lieferant wird bevorzugt.
Was passiert mit unseren bestehenden Systemen?
Ihre bestehenden Systeme bleiben erhalten. Pactos verbindet sie über offene Schnittstellen, unter anderem mit SAP, DATEV, zvoove und Talent360. Ihr ERP kann weiterhin die führende Quelle für Stammdaten und Buchungen bleiben.
Rechnet sich das?
Pactos reduziert den manuellen Aufwand in Prüfung und Verwaltung und hilft, Abrechnungsfehler früh zu erkennen. Bei KNUTH Werkzeugmaschinen sank der Zeitaufwand in den Prozessen um 70 Prozent und die Zahl der Rechnungsfehler um 20 Prozent. Ihren individuellen Effekt können Sie im ROI-Rechner berechnen.

Sehen Sie, wie Pactos VMS in Ihrem Prozess funktioniert

In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir den Ablauf an einem konkreten Prozess: Bedarf, Freigabe, Nachweis und Rechnung an einem Ihrer Standorte.

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