Compliance-Status14 Dienstleister
Nordwerk Personalalle Nachweise gültig
Rheinpakt DiensteNachweise fehlen
Vitalis PersonalAÜ-Erlaubnis fehlt
Compliance Intelligence Dienstleister laufend prüfen, direkt an der Quelle
Ist-Zustand bei Endkunden
Manuelle Prüfungen machen Risiken oft erst spät sichtbar
Die Beitragspflichten Ihrer Dienstleister können auch für Sie zum Risiko werden. Die relevanten Nachweise liegen häufig in Ordnern oder einzelnen Ablagen, und abgelaufene Fristen fallen oft erst bei einer Prüfung auf.
Ihr Risiko
Subsidiärhaftung
Geht Ihr Personaldienstleister insolvent, haften Sie als Entleiher für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge: wie ein Bürge, bis zu 5 Jahre rückwirkend, vertraglich nicht abdingbar.
§ 28e Abs. 2 SGB IV · § 150 SGB VII · § 42d EStG
Ihr Aufwand
Aufwendige UBB-Abfragen
Unbedenklichkeitsbescheinigungen müssen häufig einzeln bei Krankenkassen und Berufsgenossenschaften angefordert, nachgehalten und abgelegt werden. Pro Zeitarbeitskraft entsteht dadurch ein erheblicher jährlicher Aufwand.
Ihre Lücke
Fristen schwer im Blick zu behalten
AÜ-Erlaubnisse, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Versicherungen können unbemerkt auslaufen. Für Prüfungen braucht es deshalb eine lückenlose und nachvollziehbare Historie.
Ist-Zustand bei Personaldienstleistern
Auch für Personaldienstleister entsteht viel Aufwand im Hintergrund
Was beim Kunden als eingereichtes Dokument ankommt, ist oft das Ergebnis mehrerer Schritte. Der Aufwand dahinter bleibt für den Kunden meist unsichtbar.
Ihr Aufwand
Jeder Kunde fragt einzeln
Dieselben Nachweise müssen für unterschiedliche Entleiher häufig mehrfach eingeholt, hochgeladen und nachgehalten werden.
Was man nicht sieht
Unter dem Nachweis
Anfragen bei Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Finanzamt und Versicherern, dazu Zertifikate, laufende Archivierung und Fristen im Blick behalten.
Ihre Reibung
Klärungsfälle
Fehlerhafte Einträge, Rückfragen und manuelle Abläufe binden Zeit, die an anderer Stelle in der Disposition fehlt.
Funktionsweise
Pactos holt Nachweise direkt dort ein, wo sie entstehen
Pactos fragt Nachweise direkt bei den ausstellenden Stellen an, statt sie beim Dienstleister einzuholen. Anschließend stehen sie den berechtigten Beteiligten zentral zur Verfügung.
Der Weg eines Nachweises
einmal eingerichtet, danach automatisch
Arbeitnehmerüberlassungs-Erlaubnis
Krankenkassenbeiträge
Berufsgenossenschaftsbeiträge
FinanzämterBescheinigung in Steuersachen
Sonstige DokumenteGVP-Mitgliedschaft, ISO-Zertifikate
Personaldienstleister
Der Dienstleister hinterlegt seine Struktur, Pactos übernimmt die laufenden Abfragen
Kassen und Niederlassungen
Eigene Nachweise
Laufende Prüfung
Status-Tracking
Frühwarnsystem
Bereitstellung
Ein Nachweis, für alle berechtigten Beteiligten verfügbar
Entleiher
Master- und Neutral-Vendors
Personaldienstleister
- Downloadbar und per Link teilbar
- Auf der Website des Dienstleisters einbindbar
Direkt an der Quelle
Pactos fragt als unabhängiger Dritter Pactos fragt als unabhängiger Dritter im Auftrag des Entleihers direkt bei Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und der Bundesagentur für Arbeit an. Die Auskunft stammt damit unmittelbar von der ausstellenden Stelle und nicht aus einer weitergeleiteten Datei.
Was geprüft wird
Die AÜ-Erlaubnis wird tagesgenau geprüft, Unbedenklichkeitsbescheinigungen werden monatlich automatisch angefordert. Aus jedem Dokument liest Pactos Gültigkeit und Beitragsrückstände aus und führt beides zu einem Status je Dienstleister und Niederlassung zusammen.
Was Sie davon sehen
Sie sehen den aktuellen Status, erhalten frühzeitig Hinweise auf Handlungsbedarf und verfügen über eine revisionssichere Historie für Prüfungen. Derselbe Nachweis kann auch vom Dienstleister weiterverwendet werden.
Eine Prüfung, die beide Seiten entlastet
Heute holen Endkunde und Personaldienstleister häufig dieselben Nachweise getrennt voneinander ein. Pactos bündelt diesen Vorgang.
Für Endkunden
- Reduziertes Haftungsrisiko: nachweisbare Sorgfalt gegenüber Rentenversicherung und Finanzbehörden
- Kein interner Aufwand: keine eigenen Ressourcen für das Dokumentenmanagement der Dienstleister
- Jederzeit auskunftsfähig: lückenloser Audit-Trail, ohne Rückfragen an Ihre Dienstleister
Compliance-Prüfung
Für Personaldienstleister
- Kein manueller Aufwand: keine direkten Abfragen bei Krankenkassen und Berufsgenossenschaften mehr
- Einfacher mit Entleihern zusammenarbeiten: automatisiert und nahtlos in bestehende Prozesse integrierbar
- 360°-Audit als Signal: hohe Rechtssicherheit, jederzeit online als PDF abrufbar
Was die Lösung leistet
Kernfeatures
Ampelsystem
Der Status ist auf einen Blick erkennbar
Jeder Dienstleister und jede Niederlassung erhält einen Status, der sich mit neu eingehenden Nachweisen automatisch aktualisiert. So entfällt das manuelle Nachfragen und Zusammensuchen.
- Rot heißt: es liegt ein Beitragsrückstand vor oder die AÜ-Erlaubnis fehlt
- Grau heißt: die Prüfung ist nicht abgeschlossen oder es fehlen Nachweise
- Grün heißt: alle Anforderungen erfüllt, dokumentiert und teilbar
Automatischer UBB-Abruf
Bescheinigungen werden direkt beim Aussteller angefordert
Pactos fordert die Unbedenklichkeitsbescheinigungen monatlich bei den Krankenkassen und Berufsgenossenschaften an, prüft die AÜ-Erlaubnis tagesgenau bei der Bundesagentur und legt alles revisionssicher ab.
- Automatischer Abruf bei Krankenkassen für jede Niederlassung
- Auflistung der relevanten UBBs je Niederlassung und Monat im System
- Einholen von Bescheinigungen bei Berufsgenossenschaften
Beitragsrückstände abklären
Beitragsrückstände frühzeitig erkennen
Pactos liest aus den Dokumenten relevante Angaben wie Gültigkeit, Ausstellungsdatum und gemeldete Beitragsrückstände aus. Auffälligkeiten werden als Frühwarnung mit Handlungsempfehlung angezeigt.
- Abklärung von Beitragsrückständen mit Krankenkassen und Personaldienstleistern
- Frühwarnung an alle beteiligten Parteien, auch Endkunden, sobald ein längerfristiger Rückstand vorliegt
- Vollständige Versionierung, damit im Prüfungsfall die Historie steht
Kundenstimme
Nachweise zentral abrufen statt selbst zusammensuchen
„Dank des übersichtlichen Portals und dem Ampel-System kann ich sorgenfrei Personal in der ANÜ abrufen.“
Philip KnuthGeschäftsführer, KNUTH Werkzeugmaschinen
0
deutlich weniger interner Prüfaufwand
100 %
Rechtskonformität nachvollziehbar dokumentiert
150–180 €
Ersparnis je Zeitarbeitskraft und Jahr
Personaldienstleister, die ihre Nachweise über Pactos einreichen
Implementierung
Onboarding eines Personaldienstleisters in drei Wochen drei Wochen.
Onboarding Start
Zum Start erhält der Dienstleister einen Fragebogen und die Vollmacht. Dabei klären wir Organisationsstruktur und Zahl der SV-Meldestellen, weil sich danach der Prüfumfang richtet.
Anlage im Pactos-System
Abbildung der Org-Struktur mit Niederlassungen, Kundenzuordnung sowie Nutzerzugänge.
Mandatsaktivierungen
Aktivierung der Mandate im SV-Meldeportal und bei den Berufsgenossenschaften.
Onboarding-Call
Im Onboarding-Call zeigen wir dem Dienstleister das Portal. Das dauert rund eine halbe Stunde. Anschließend läuft die monatliche Prüfung automatisiert weiter.
Monatliche Prüfung läuft
FAQ
Häufige Fragen
Was genau ist Subsidiärhaftung?
Als Entleiher haften Sie wie ein Bürge für Sozialversicherungsbeiträge, Berufsgenossenschaftsbeiträge und Lohnsteuer, die Ihr Personaldienstleister nicht abführt (§ 28e Abs. 2 SGB IV, § 150 SGB VII, § 42d EStG): bis zu 5 Jahre rückwirkend und vertraglich nicht abdingbar. Mehr im Glossar →
Reichen Stichproben nicht aus?
Nein, die Sorgfaltspflicht ist laufend. Im Prüfungsfall durch DRV, Zoll oder Berufsgenossenschaft zählt die dokumentierte, lückenlose Historie, nicht die punktuelle Kontrolle.
Woher stammen die Daten?
Direkt von Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und Auskunfteien (Creditreform, Northdata), nicht vom Dienstleister selbst. Manipulation ist damit ausgeschlossen.
Was müssen unsere Dienstleister tun?
Einmalig zustimmen. Der laufende Aufwand für den Personaldienstleister liegt bei wenigen Minuten pro Monat.
Sind wir damit auditbereit?
Ja: revisionssichere Ablage, vollständige Versionierung und ein 360°-Compliance-Report, den Sie digital teilen können.
Wir haben mehrere Niederlassungen und Lohnbuchhaltungen.
Beide Modelle bildet Pactos ab: die zentrale Lohnbuchhaltung mit einer SV-Meldestelle für alle Niederlassungen und die dezentrale mit eigenen Meldestellen je Niederlassung. Wie viele SV-Meldestellen Ihr Dienstleister hat, klären wir im Kick-off; geprüft wird danach je Meldestelle.
Brauchen wir dafür das Pactos VMS?
Nein, Pactos Compliance funktioniert eigenständig und ist der schnellste Einstieg. Ein späterer Ausbau zum vollen External Workforce System ist jederzeit möglich.
Compliance ist eine Aufgabe für zwei Seiten
Entleiher sehen frühzeitig, wo Handlungsbedarf besteht, ohne dafür eigene Prüfprozesse aufzubauen. Personaldienstleister sparen sich viele einzelne Abfragen bei Krankenkassen und Berufsgenossenschaften. In einem kurzen Gespräch zeigen wir, wie der Ablauf für beide Seiten aussieht.