Definition und Einordnung
Ein Genehmigungsworkflow ist ein definierter, mehrstufiger Freigabeprozess, mit dem Bedarfsmeldungen und Bestellungen vor der Vergabe geprüft und autorisiert werden. Er sorgt für Kostenkontrolle und klare Verantwortlichkeiten.
Typisch sind mehrere Stufen – etwa die fachliche Freigabe durch die Führungskraft und die budgetäre Freigabe durch den Einkauf. Erst wenn alle Stufen durchlaufen sind, wird der Bedarf an Dienstleister verteilt.
Welchen Nutzen bringt ein digitaler Genehmigungsworkflow?
Digital abgebildet läuft die Freigabe ohne E-Mail-Ping-Pong: Zuständige werden automatisch benachrichtigt, Fristen sind sichtbar, und jede Entscheidung ist protokolliert. Das beschleunigt die Freigabe und schafft eine saubere Grundlage für Bestellwesen und Rechnungsprüfung.