Steckbrief
Die Herausforderung
unique steuert als Master Vendor das Fremdpersonal eines großen Logistikkonzerns – Transport & Logistik mit gewerblich-technischen Zeitarbeitern wie Gabelstaplerfahrern und Lagerhelfern.
In dieser Rolle koordiniert unique viele nachgelagerte Personaldienstleister: viele Kandidaten, hohe Fluktuation und viele interne Ansprechpartner auf Kundenseite. Das treibt den administrativen Aufwand und erschwert schnelle Besetzungen – während der Kunde übersichtliche Einsätze und Transparenz in Echtzeit erwartet.
Die Lösung
Alles zentral im VMS: Mit der Vendor & Workforce Management Software von Pactos steuert unique das Fremdpersonal seiner Kunden an einem Ort. Das Bewerbermanagement läuft zentral, der Kunde gibt digitale Rückmeldungen, Einsätze bleiben übersichtlich und das Reporting erfolgt in Echtzeit.
Im Einsatz sind acht Module der Software:
- Bestellwesen – Personalbedarf melden und mit klarem Freigabe-Flow bestellen.
- Bewerbermanagement – KI-gestützte Kandidatenauswahl inkl. Duplikat- und Sperrlisten-Prüfung, für eine niedrigere Time-to-Fill.
- Einsatzmanagement – Zentrale Übersicht aller Anfragen und eingesetzten Kräfte, inkl. digitaler Verträge mit rechtssicherer E-Signatur und On-/Offboarding-Checklisten.
- Schichtplanung – Dienst- und Schichtpläne planen und übersichtlich steuern.
- Zeitnachweise – Arbeitszeiten digital erfassen und freigeben.
- Rechnungsvorschau – Rechnungen KI-gestützt prüfen, bevor sie bezahlt werden – für weniger Fehler.
- Dokumentenablage – Alle Dokumente und Nachweise zentral an einem Ort.
- Echtzeitanalysen – Live-KPIs zu Spend, Auslastung und Dienstleister-Performance.
Das Ergebnis
Der Einsatz der digitalen Tools führt zu spürbar reduziertem administrativem Aufwand und schnelleren Besetzungen. Die Fehler in Rechnungen sanken um 20 %, und über alle Prozesse hinweg spart unique rund 70 % der Zeit.
Weil das Fremdpersonal der Kunden intuitiv und zentral verwaltet wird, kann sich unique mit der modernen, benutzerfreundlichen Lösung klar vom Wettbewerb abheben.
Was der Umstieg gebracht hat
Von der aufwändigen Suche und manuellen Verwaltung zu einem schlanken, KI-gestützten Prozess – die wichtigsten Veränderungen im Überblick.
| Bereich | Vorher | Mit Pactos |
|---|---|---|
| PDL-Steuerung | Viele Personaldienstleister über viele Kanäle | Zentrale Steuerung im VMS als Master Vendor |
| Bewerbermanagement | Verteilt, viele interne Ansprechpartner | Zentral, mit digitalen Rückmeldungen des Kunden |
| Überblick | Kein Echtzeit-Überblick über Einsätze | Übersichtliche Einsätze, Echtzeit-Reporting |
| Rechnungen & Zeit | Manueller Aufwand, fehleranfällig | 20 % weniger Rechnungsfehler, 70 % Zeitersparnis |