Steckbrief
Die Herausforderung
Als global agierendes Unternehmen mit Tochtergesellschaften und Vertriebspartnern in über 30 Ländern muss KNUTH die Qualität über den gesamten Produktionsprozess sichern – und dafür schnell qualifiziertes externes Personal finden und einbinden.
Zwei Herausforderungen galt es zu bewältigen: zum einen das schnelle und gezielte Sourcing qualifizierten Personals, das sich reibungslos in bestehende Abläufe integriert; zum anderen die Verwaltung des Fremdpersonals, die sich als zeitintensiv und fehleranfällig erwies. Aus über 5.000 Personaldienstleistern in Deutschland musste ein Partner gefunden werden, der sowohl die notwendige Expertise in der Personalbeschaffung als auch die Flexibilität für standortspezifische Anforderungen mitbringt. Gleichzeitig sollten die Prozesse rund um die Zeitarbeit schlanker, transparenter und weniger fehleranfällig werden.
Die Lösung
Bundesweite Dienstleistersuche und effiziente Fremdpersonalverwaltung auf Knopfdruck: Über das KI-gestützte, automatisierte Matching-Verfahren von Tender Intelligence wurden gezielt Personaldienstleister identifiziert und qualifiziert, die den spezifischen Anforderungen von KNUTH entsprechen. Über das Vendor-Management-System (VMS) wurden klare Prozesse und KI-gestützte Workflows etabliert, die die Kandidatenauswahl beschleunigten und den administrativen Aufwand erheblich reduzierten.
Der Prozess umfasste:
- Gezieltes Matching: Identifikation und Ansprache relevanter Personaldienstleister.
- Rechtliche Sicherheit: Integration von Anbietern mit deutscher Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis.
- Transparente Auswahl: Systematische Bewertung und Vergleich der eingereichten Angebote.
- Effiziente Abwicklung: Schnelle Personalvermittlung und nahtlose Integration in bestehende Prozesse.
- Langfristige Perspektive: Reibungslose Übernahme des Personals in Festanstellung nach erfolgreicher Einarbeitung.
Das Ergebnis
Die Personalsuche und -auswahl wurde wesentlich effizienter: KNUTH erhielt passgenaue Kandidatenprofile, die sich durch den KI-unterstützten Auswahlprozess schnell vergleichen ließen – die besten Kandidaten waren rasch gefunden, und der ausgewählte Mitarbeiter wurde bereits nach vier Monaten fest übernommen.
Auch die Verwaltung wurde spürbar schlanker: Die Rechnungsfehler sanken um 20 %, der administrative Aufwand je Zeitarbeiter ging um bis zu ~76 % zurück, und über alle Prozesse rund um Fremdpersonal hinweg spart KNUTH rund 70 % der Zeit. Insgesamt ermöglichte das VMS eine zielgerichtete Personalbeschaffung, weniger Aufwand in der Verwaltung und eine spürbar bessere Prozessqualität – und damit die Flexibilität und Effizienz, um das kontinuierliche Wachstum von KNUTH zu unterstützen.
Was der Umstieg gebracht hat
Von der aufwändigen Suche und manuellen Verwaltung zu einem schlanken, KI-gestützten Prozess – die wichtigsten Veränderungen im Überblick.
| Bereich | Vorher | Mit Pactos |
|---|---|---|
| Dienstleistersuche | Passenden Partner aus über 5.000 Dienstleistern finden | KI-gestütztes Matching findet passende Anbieter |
| Rechnungen | Fehleranfällige manuelle Prüfung | 20 % weniger Rechnungsfehler |
| Verwaltung | Zeitintensiv, viele Handgriffe | ~76 % weniger Admin-Aufwand, rund 70 % Zeitersparnis |
| Integration | Aufwändige Einarbeitung | Nahtlose Integration, Übernahme nach 4 Monaten |