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Zeiterfassung: Definition und Nutzen

Die Zeiterfassung ist die Grundlage fehlerfreier Abrechnung. Dieser Eintrag erklärt Methoden, den Nutzen und die Integration ins VMS.

Key Facts
  • Systematische Erfassung der Arbeitszeiten.
  • Grundlage für Stundennachweise, Abrechnung und Rechnungsprüfung.
  • Methoden: Terminal, Kiosk, Telefon, Tablet (QR-Code), App oder Web.
  • Im Vendor Intelligence integriert (Partner P&S).

Definition und Einordnung

Zeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung der Arbeitszeiten von Beschäftigten. Im Fremdpersonal bildet sie die Grundlage für Stundennachweise, Abrechnung und Rechnungsprüfung – die freigegebenen Stunden sind die gemeinsame Wahrheit von Einsatzbetrieb und Dienstleister.

Wie wird Zeit erfasst und weiterverarbeitet?

Erfassung ist per Terminal, Kiosk, Telefon, Tablet (QR-Code), App oder Web möglich. Pactos bietet Zeiterfassung über den Partner P&S – voll integriert ins VMS, inklusive Projektzeit auf Kostenstellen und Freigabe-Workflows. Sind Erfassung, Freigabe und Abrechnung digital verbunden, entfällt die Doppelerfassung: Zeiten fließen von der Schichtplanung bis in die Rechnung.

Häufige Fragen

Ist Zeiterfassung für externe Kräfte Pflicht?

Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden; für die Abrechnung von Fremdpersonal ist eine belastbare Zeiterfassung ohnehin unverzichtbar, da sie die Basis der Rechnungsprüfung bildet.

Welche Erfassungsmethode ist die richtige?

Das hängt vom Einsatz ab: Für feste Standorte eignen sich Terminals oder Kiosk, für mobile oder wechselnde Einsätze App- oder QR-Code-Erfassung.

Wie hängt Zeiterfassung mit der Abrechnung zusammen?

Erfasste und freigegebene Stunden sind der Soll-Wert für die Rechnungsprüfung – ohne verlässliche Zeiterfassung ist keine fehlerfreie Abrechnung möglich.

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